Arbeitszeiterfassung: Was 2026 Pflicht ist und was kleine Betriebe tun

Die Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland schon heute für alle Arbeitgeber Pflicht, unabhängig von der Betriebsgröße: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 musst du Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit deiner Beschäftigten aufzeichnen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz derzeit nicht vor. Die geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes soll 2026 vor allem regeln, dass die Erfassung künftig grundsätzlich elektronisch erfolgt.

In diesem Beitrag erfährst du, was aktuell gilt, was der Gesetzentwurf vom Juni 2026 vorsieht, welche Übergangsfristen für kleine Betriebe geplant sind und wie du die Arbeitszeiterfassung in deinem Unternehmen pragmatisch einführst.

Arbeitszeiterfassung: Was 2026 bereits gilt

Die Pflicht zur Zeiterfassung entstand nicht durch ein neues Gesetz, sondern durch Rechtsprechung. 2019 entschied der Europäische Gerichtshof, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber zu einem objektiven, verlässlichen und zugänglichen System der Zeiterfassung verpflichten müssen. Das Bundesarbeitsgericht hat daraus im September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) abgeleitet, dass diese Pflicht in Deutschland bereits besteht.

Grundlage ist § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz, den das Gericht unionsrechtskonform auslegt. Danach muss der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation sorgen, und dazu gehört ein System zur Erfassung der Arbeitszeit.

Wer betroffen ist

• Alle Arbeitgeber, auch Kleinbetriebe mit einer einzigen Aushilfe.
• Alle Arbeitnehmer, egal ob Vollzeit, Teilzeit, Minijob oder Homeoffice.
• Auch bei Vertrauensarbeitszeit muss die Arbeitszeit dokumentiert werden.
• Leitende Angestellte sind nach überwiegender Ansicht ausgenommen.

Was genau erfasst werden muss

Für jeden Arbeitstag brauchst du mindestens drei Angaben: wann die Arbeit begonnen hat, wann sie geendet hat und wie lange tatsächlich gearbeitet wurde. Pausen ziehst du von der Dauer ab, es empfiehlt sich aber, sie mit Uhrzeit zu notieren. So lässt sich später prüfen, ob die gesetzlichen Ruhepausen eingehalten wurden. Urlaub, Krankheit und Feiertage solltest du in derselben Übersicht kennzeichnen.

Reisezeiten, Bereitschaftsdienste und Arbeit am Abend per Smartphone gehören ebenfalls dazu, wenn sie arbeitsrechtlich als Arbeitszeit zählen. Gerade hier entstehen in der Praxis die meisten Lücken bei der Arbeitszeiterfassung.

Bestehende Spezialregeln

Schon vor dem BAG-Beschluss gab es Aufzeichnungspflichten. Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz musst du Arbeitszeiten, die über acht Stunden pro Werktag hinausgehen, aufzeichnen und die Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für Minijobber und Beschäftigte in bestimmten Branchen wie Bau, Gastronomie oder Gebäudereinigung verlangt das Mindestlohngesetz eine Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung. Mehr zu den aktuellen Lohngrenzen liest du in unserem Beitrag zu Mindestlohn 2027 und Minijob-Grenze.

Der Gesetzentwurf 2026: Was sich ändern soll

Im Juni 2026 ist ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes bekannt geworden. Er soll die Arbeitszeiterfassung erstmals ausdrücklich im Arbeitszeitgesetz verankern und mit einer begrenzten Flexibilisierung der Arbeitszeit verbinden. Nach dem Entwurf sollte die Reform zum 1. Januar 2027 in Kraft treten.

Die wichtigsten geplanten Punkte im Überblick:

• Elektronische Erfassung: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch erfasst werden.
• Taggleiche Dokumentation: Die Aufzeichnung soll grundsätzlich am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
• Delegation erlaubt: Beschäftigte dürfen selbst erfassen, die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
• Vertrauensarbeitszeit: bleibt möglich, befreit aber nicht von der Dokumentation.
• Wöchentliche Höchstarbeitszeit: nur für tarifgebundene Betriebe über eine Tarifföffnungsklausel.

Wichtig: Ein Referentenentwurf ist nur der erste Schritt. Es folgen Kabinettsbeschluss, Beratungen im Bundestag und die Befassung des Bundesrats. Nach unserem Kenntnisstand ist das Gesetz Anfang Oktober 2026 noch nicht verabschiedet, Änderungen sind wahrscheinlich. Einen aktuellen Überblick zum Gesetzesstand bietet die IHK Rhein-Neckar zur Arbeitszeiterfassung.

Was der Entwurf für tarifgebundene Betriebe bedeutet

Die geplante Flexibilisierung betrifft vor allem Unternehmen mit Tarifvertrag. Nur dort sollen die Tarifparteien statt der täglichen eine wöchentliche Höchstarbeitszeit vereinbaren können. Für Betriebe ohne Tarifbindung bliebe es nach dem Entwurf beim Achtstundentag mit der Möglichkeit, auf bis zu zehn Stunden zu verlängern, wenn ein Ausgleich erfolgt. Der Ausgleichszeitraum soll dabei von sechs auf vier Monate sinken. Gerade für nicht tarifgebundene Handwerksbetriebe ändert sich deshalb bei der Arbeitszeit selbst wenig, bei der Dokumentation dagegen einiges.

Übergangsfristen für kleine und mittlere Betriebe

Für die elektronische Form sieht der Entwurf gestaffelte Übergangsfristen vor. Die Pflicht zur Aufzeichnung an sich gilt dagegen schon jetzt für alle.

Betriebsgröße	Aufzeichnung heute	Elektronische Form laut Entwurf
bis 10 Beschäftigte	Pflicht, Form frei	dauerhaft nicht vorgeschrieben, Papier bleibt erlaubt
unter 50 Beschäftigte	Pflicht, Form frei	Übergangszeit von fünf Jahren
unter 250 Beschäftigte	Pflicht, Form frei	Übergangszeit von zwei Jahren
ab 250 Beschäftigte	Pflicht, Form frei	Übergangszeit von einem Jahr

Diese Werte stammen aus dem Referentenentwurf und können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. Plane deshalb so, dass du auch mit strengeren Vorgaben zurechtkommst.

Welche Methoden der Arbeitszeiterfassung zulässig sind

Solange es keine gesetzliche Formvorgabe gibt, ist jede Methode zulässig, die Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit verlässlich und überprüfbar festhält. In der Praxis haben sich vier Varianten etabliert.

Methode	Vorteile	Nachteile	Geeignet für
Stundenzettel auf Papier	sofort einsetzbar, keine Kosten	fehleranfällig, Auswertung aufwändig	Kleinstbetriebe
Excel-Tabelle	einfach, flexibel	leicht nachträglich änderbar, wenig Kontrolle	Übergangslösung
Zeiterfassungs-App	mobil, taggleich, Auswertungen auf Knopfdruck	monatliche Lizenzkosten	Handwerk, Außendienst, Homeoffice
Terminal mit Chip oder Karte	schnell, manipulationsarm	Anschaffung, nur am Standort	Produktion, Handel

Für viele kleine Unternehmen ist eine App die praktischste Lösung, weil sie auch auf Baustellen und im Homeoffice funktioniert. Wie du mobile Arbeit grundsätzlich regelst, erklärt unser Ratgeber zur Homeoffice-Regelung.

Worauf du bei Software achten solltest

Der Markt für Zeiterfassungs-Apps ist groß. Prüfe vor der Entscheidung diese Punkte:

• Serverstandort in der EU und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Export für Lohnbuchhaltung und Steuerberatung, etwa als DATEV-Schnittstelle oder CSV.
• Automatische Hinweise bei Überschreitung von Höchstarbeitszeiten oder fehlenden Pausen.
• Offline-Funktion für Baustellen ohne Netz.
• Protokollierung von Korrekturen, damit die Daten überprüfbar bleiben.

Nutze kostenlose Testphasen, bevor du dich festlegst, und frage auch nach der Kündigungsfrist.

Praxisbeispiel: Arbeitszeiterfassung im Handwerksbetrieb

Angenommen, ein Sanitärbetrieb mit 14 Mitarbeitenden hat bisher nur Überstunden auf Zetteln notiert. Die Inhaberin möchte die Arbeitszeiterfassung vollständig und zukunftssicher aufstellen.

• Ausgangslage: Zehn Monteure im Außendienst, zwei Azubis, zwei Bürokräfte in Teilzeit.
• Lösung: Eine Zeiterfassungs-App für alle, die Monteure buchen Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend per Smartphone.
• Kosten: Angenommen 6 Euro pro Person und Monat, also 84 Euro monatlich oder rund 1.000 Euro im Jahr.
• Nutzen: Die Stunden fließen direkt in die Lohnabrechnung und in die Auftragskalkulation.

Rechnet man vorsichtig mit nur 15 Minuten gesparter Verwaltungszeit pro Mitarbeiter und Monat, sind das 3,5 Stunden im Monat. Bei einem internen Stundensatz von 40 Euro entspricht das 140 Euro, also mehr als die Lizenzkosten. Da der Betrieb unter 50 Beschäftigte hat, hätte er laut Entwurf noch Zeit, nutzt die Umstellung aber gleich zur Vereinfachung seiner Abläufe.

Schritt für Schritt zur Arbeitszeiterfassung

Mit diesen Schritten führst du die Arbeitszeiterfassung strukturiert ein:

1. Ist-Zustand prüfen: Wie werden Arbeitszeiten heute erfasst, und wo gibt es Lücken, etwa im Außendienst oder im Homeoffice?
2. Anforderungen festlegen: Welche Daten brauchst du für Lohn, Projektkalkulation und Nachweise gegenüber Behörden?
3. System auswählen: Vergleiche zwei bis drei Anbieter, achte auf Serverstandort in der EU, Exportfunktionen und Bedienbarkeit.
4. Betriebsrat einbinden: Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Ausgestaltung ein Mitbestimmungsrecht.
5. Datenschutz klären: Informiere die Beschäftigten, schließe einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und verzichte auf unnötige Ortungsdaten.
6. Regeln schriftlich festhalten: Wann wird gebucht, wie werden Pausen erfasst, wer korrigiert Fehler?
7. Testphase starten: Erprobe das System vier Wochen mit einem kleinen Team und passe die Abläufe an.
8. Kontrolle einführen: Prüfe monatlich Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Überstunden.

Ein Betriebsrat kann in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt werden. Besteht keiner, entscheidest du über die Ausgestaltung allein, solltest dein Team aber trotzdem früh einbinden. Akzeptanz ist für eine funktionierende Arbeitszeiterfassung wichtiger als jede Technik.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice und Außendienst

Am schwierigsten ist die Zeiterfassung dort, wo niemand an der Stempeluhr vorbeikommt. Trotzdem gilt die Pflicht auch für mobiles Arbeiten, Montage und Kundentermine. Bewährt haben sich klare Regeln, die alle kennen:

• Buchen am Gerät: Beginn und Ende werden direkt in der App oder am Laptop erfasst, nicht erst am Wochenende.
• Fahrzeiten definieren: Lege fest, ob die Fahrt von zu Hause zur ersten Baustelle als Arbeitszeit zählt, und halte das schriftlich fest.
• Erreichbarkeit begrenzen: Kurze Antworten auf Mails am Abend sind Arbeitszeit und können die elfstündige Ruhezeit unterbrechen.
• Korrekturen nachvollziehbar machen: Nachträgliche Änderungen sollten mit Grund und Datum gespeichert werden.

Bei flexiblen Modellen wie der Vier-Tage-Woche ist eine saubere Arbeitszeiterfassung sogar besonders wichtig, weil längere Arbeitstage schnell an die gesetzliche Höchstgrenze von zehn Stunden stoßen.

Datenschutz und Aufbewahrung

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten. Du darfst sie für die Erfüllung deiner gesetzlichen Pflichten, die Lohnabrechnung und die Arbeitsorganisation verarbeiten. Eine verdeckte Leistungsüberwachung oder dauerhafte GPS-Ortung ist dagegen in aller Regel unzulässig. Informiere deine Beschäftigten transparent, welche Daten erfasst werden, wer Zugriff hat und wie lange die Daten gespeichert werden.

Aufzeichnungen nach dem Arbeitszeitgesetz und dem Mindestlohngesetz musst du mindestens zwei Jahre aufbewahren. Fließen die Stunden in die Lohnabrechnung ein, können steuerliche Fristen hinzukommen. Einen Überblick gibt unser Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen 2026. Nach Ablauf der Fristen löschst du nicht mehr benötigte Daten, damit deine Arbeitszeiterfassung auch datenschutzrechtlich sauber bleibt.

Was droht bei fehlender Arbeitszeiterfassung?

Ein Verstoß gegen die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist derzeit nicht unmittelbar mit einem Bußgeld belegt. Die Arbeitsschutzbehörde kann aber im Einzelfall anordnen, dass du ein System einführst. Missachtest du eine solche Anordnung, droht ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro.

Hinzu kommen weitere Risiken:

• Mindestlohnkontrollen: Fehlende Aufzeichnungen bei Minijobbern oder in Sofortmeldebranchen können eigene Bußgelder nach sich ziehen.
• Überstundenprozesse: Ohne saubere Daten fällt es dir schwer, überhöhte Forderungen von Beschäftigten zu widerlegen.
• Arbeitsschutz: Verstöße gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten bleiben unbemerkt.

Mit der Reform könnte sich die Lage verschärfen, wenn Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht direkt bußgeldbewehrt werden. Wie hoch mögliche Bußgelder ausfallen, steht erst mit dem endgültigen Gesetz fest.

Typische Fehler aus der Praxis sind übrigens nicht fehlende Systeme, sondern lückenhafte Daten: Pausen werden pauschal abgezogen, Fahrzeiten fehlen, und Überstunden im Homeoffice tauchen nirgends auf. Prüfe deshalb nicht nur, ob ein System vorhanden ist, sondern auch, ob die erfassten Zeiten zur tatsächlichen Arbeit passen. Eine kurze Stichprobe pro Monat reicht oft schon aus.

Das Wichtigste in Kürze

• Die Arbeitszeiterfassung ist für alle Arbeitgeber in Deutschland bereits Pflicht, auch für Kleinbetriebe.
• Erfasst werden müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, auch bei Vertrauensarbeitszeit.
• Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben, Papier und Excel sind zulässig.
• Der Gesetzentwurf vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung mit gestaffelten Übergangsfristen vor.
• Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen dauerhaft auf Papier erfassen dürfen.
• Ein frühzeitiger Umstieg auf eine digitale Lösung spart oft Verwaltungsaufwand.

Prüf diese Woche, ob in deinem Betrieb wirklich für alle Beschäftigten Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentiert werden. Wenn nicht, starte mit einer einfachen Lösung und plane den Umstieg auf ein digitales System in Ruhe. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen wende dich an deine Kammer, deinen Verband oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht.