Aufbewahrungsfristen legen fest, wie lange du geschäftliche Unterlagen archivieren musst. Seit 2025 gilt: Buchungsbelege wie Rechnungen und Kontoauszüge bewahrst du acht Jahre auf, Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre. Die Frist beginnt jeweils erst am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist.
Die Verkürzung von zehn auf acht Jahre für Belege stammt aus dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz. Sie verschafft dir Platz im Archiv, birgt aber Fallstricke. Hier erfährst du, welche Unterlagen du 2026 tatsächlich entsorgen darfst, wann die Fristen nicht ablaufen und wie du digital rechtssicher archivierst.
Inhaltsverzeichnis
Aufbewahrungsfristen 2026 im Überblick
Die gesetzlichen Grundlagen stehen im Handelsrecht und im Steuerrecht. Für Kaufleute regelt § 257 HGB die Pflicht, steuerlich ist § 147 Abgabenordnung maßgeblich. Beide Vorschriften nennen inzwischen dieselben drei Stufen.
| Frist | Unterlagen | Beispiele |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | Hauptbuch, Journal, Bilanz, GuV, Verfahrensdokumentation |
| 8 Jahre | Buchungsbelege | Ein- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Kassenbelege, Gutschriften |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich relevante Unterlagen | Angebote, Auftragsbestätigungen, Vertragskorrespondenz, Preislisten |
Auch das Umsatzsteuergesetz zieht mit: Nach § 14b UStG bewahrst du Rechnungen ebenfalls acht Jahre auf. Für Lohnkonten gilt eine eigene Regel. Sie sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt.
Was sich durch das Bürokratieentlastungsgesetz geändert hat
Bis Ende 2024 galten für Buchungsbelege zehn Jahre. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat diese Frist zum 1. Januar 2025 auf acht Jahre verkürzt, sowohl im Handelsgesetzbuch als auch in der Abgabenordnung und im Umsatzsteuergesetz. Unverändert geblieben sind die zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse sowie die sechs Jahre für Geschäftsbriefe.
Für dich bedeutet das: Die Aufbewahrungsfristen unterscheiden sich jetzt in drei Stufen statt in zwei. Wer bisher pauschal alles zehn Jahre aufgehoben hat, kann Belege früher aussortieren, muss aber genauer sortieren.
Wer die Aufbewahrungsfristen einhalten muss
Die Pflicht trifft alle, die Bücher führen oder steuerliche Aufzeichnungen erstellen müssen. Dazu gehören Kaufleute mit doppelter Buchführung ebenso wie Freiberufler und Gewerbetreibende mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Wer seinen Gewinn per EÜR ermittelt, muss die zugrunde liegenden Belege und die EÜR selbst aufbewahren.
Auch Privatpersonen sind betroffen, wenn auch nur am Rand. Rechnungen über Handwerker- oder Bauleistungen an ihrem Grundstück müssen sie zwei Jahre aufheben.
So berechnest du die Frist richtig
Der häufigste Denkfehler: Die Frist läuft nicht ab dem Rechnungsdatum. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden, der Brief empfangen oder abgesandt oder die letzte Eintragung im Buch gemacht wurde. Bei Jahresabschlüssen zählt das Jahr der Aufstellung, nicht das Geschäftsjahr, über das sie berichten.
Rechenbeispiel für einen Handwerksbetrieb
Angenommen, eine Schreinerei hat am 14. März 2018 eine Materialrechnung erhalten. Die Achtjahresfrist beginnt am 31. Dezember 2018 und endet am 31. Dezember 2026. Entsorgen darf der Betrieb den Beleg also frühestens ab dem 1. Januar 2027, vorausgesetzt, keine Ablaufhemmung greift.
Den Jahresabschluss 2015, aufgestellt im Jahr 2016, muss derselbe Betrieb dagegen bis Ende 2026 aufbewahren. Maßgeblich ist hier das Jahr 2016 als Jahr der Aufstellung.
Ein praktischer Tipp: Beschrifte jeden Archivkarton und jeden digitalen Jahresordner direkt mit dem frühesten Vernichtungsjahr. So siehst du auf einen Blick, wann die Aufbewahrungsfristen enden, und musst nicht jedes Mal neu rechnen.
Diese Unterlagen darfst du 2026 vernichten
Ohne Ablaufhemmung ergeben sich aus den Aufbewahrungsfristen für 2026 folgende Termine:
| Frist | Entsorgung ab 1. Januar 2026 möglich | Entsorgung ab 1. Januar 2027 möglich |
|---|---|---|
| 10 Jahre | Bücher mit letzter Eintragung 2015 oder früher, Jahresabschlüsse aufgestellt 2015 oder früher | entsprechende Unterlagen aus 2016 |
| 8 Jahre | Buchungsbelege aus 2017 oder früher | Buchungsbelege aus 2018 |
| 6 Jahre | Geschäftsbriefe aus 2019 oder früher | Geschäftsbriefe aus 2020 |
Die neue Achtjahresfrist gilt laut Übergangsregel für alle Unterlagen, deren alte zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Deshalb durften Betriebe schon Anfang 2025 die Belege aus 2015 und 2016 auf einen Schlag aussortieren. Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt die Verkürzung nicht; sie bewahren Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre auf.
Wann Aufbewahrungsfristen nicht ablaufen
Eine abgelaufene Frist ist noch kein Freibrief. Das Steuerrecht kennt eine Ablaufhemmung: Die Aufbewahrungsfrist endet nicht, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Wer trotzdem vernichtet, riskiert Schätzungen durch das Finanzamt.
Die reguläre Festsetzungsfrist für Steuern beträgt vier Jahre. Sie beginnt in der Regel erst mit Ablauf des Jahres, in dem du die Steuererklärung eingereicht hast. Bei leichtfertiger Steuerverkürzung verlängert sie sich auf fünf, bei Steuerhinterziehung auf zehn Jahre. Deshalb können die steuerlichen Aufbewahrungsfristen im Einzelfall deutlich länger laufen als die Tabelle vermuten lässt.
Typische Fälle, in denen du länger aufbewahren solltest
- Laufende oder angekündigte Betriebsprüfung: Alle Unterlagen der geprüften Jahre bleiben im Archiv.
- Offene Einsprüche oder Klagen: Belege, die den strittigen Zeitraum betreffen, brauchst du als Nachweis.
- Bescheide unter Vorbehalt der Nachprüfung oder vorläufige Bescheide: Hier ist die Festsetzung noch nicht endgültig.
- Steuerfahndung oder Ermittlungen: Hier gilt ohnehin ein Vernichtungsstopp.
- Zivilrechtliche Gründe: Gewährleistung, Produkthaftung oder laufende Rechtsstreitigkeiten können es sinnvoll machen, Unterlagen über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinaus zu behalten.
Prüfe deshalb vor jeder Vernichtungsaktion nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen mit deiner Steuerberatung, ob für die betroffenen Jahre noch Bescheide offen sind. Dieser Artikel ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.
Warum Anlagegüter eine Sonderrolle spielen
Kaufbelege für langlebige Wirtschaftsgüter wie Maschinen, Fahrzeuge oder Immobilien brauchst du oft länger als acht Jahre. Solange du ein Gut abschreibst oder es noch im Anlageverzeichnis steht, musst du die Anschaffungskosten belegen können. Spätestens beim Verkauf fragt das Finanzamt nach dem Buchwert.
Digital archivieren: Was die GoBD verlangen
Die Aufbewahrungsfristen gelten unabhängig davon, ob du auf Papier oder digital archivierst. Du darfst die meisten Unterlagen digital aufbewahren. Ausnahmen sind Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz, die im Original vorliegen müssen. Die digitale Ablage muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, kurz GoBD. Viele Programme aus unserem Vergleich von Buchhaltungssoftware für Selbstständige bringen ein Belegarchiv mit. Lass dir vom Anbieter bestätigen, dass es die GoBD-Anforderungen erfüllt.
Die wichtigsten Anforderungen
- Unveränderbarkeit: Dokumente dürfen sich nicht spurlos ändern oder löschen lassen. Ein gewöhnlicher Ordner auf dem Server reicht dafür nicht.
- Vollständigkeit und Ordnung: Jeder Beleg muss auffindbar und dem Buchungssatz zuordenbar sein.
- Maschinelle Auswertbarkeit: Bei einer Prüfung muss das Finanzamt die Daten digital auswerten können.
- Lesbarkeit über die gesamte Frist: Auch nach einem Software- oder Systemwechsel müssen alte Daten verfügbar bleiben.
- Verfahrensdokumentation: Eine Beschreibung, wie Belege erfasst, geprüft, gespeichert und geschützt werden.
Papierbelege scannen und entsorgen
Beim ersetzenden Scannen digitalisierst du Papierbelege und vernichtest das Original anschließend. Das ist zulässig, wenn der Scan bildlich mit dem Original übereinstimmt und du den Prozess in der Verfahrensdokumentation festhältst. Lege fest, wer scannt, wann geprüft wird und wie du mit unleserlichen Belegen umgehst.
E-Mails als Geschäftsbriefe
Auch E-Mails fallen unter die Aufbewahrungsfristen, wenn sie die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben. Eine Mail mit einer Auftragsbestätigung oder einer Reklamation gehört also ins Archiv. Dient die Mail nur als Transportmittel für eine angehängte Rechnung, ist die Rechnung der aufbewahrungspflichtige Beleg, nicht der Begleittext.
Ein reines Mailpostfach ist kein revisionssicheres Archiv. Nachrichten lassen sich dort löschen oder verschieben, ohne dass es auffällt. Leite relevante Mails deshalb in dein digitales Archiv oder nutze eine Mailarchivierung, die unveränderbar speichert.
E-Rechnungen richtig aufbewahren
Seit 2025 müssen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können. Was das für kleine Betriebe praktisch bedeutet, erklärt unser Beitrag zum E-Rechnung-Empfang als Kleinunternehmer. Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD, der maßgebliche Beleg. Bewahre ihn im Originalformat auf, ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild genügt nicht. Welche Programme das zuverlässig erledigen, zeigt unser Überblick zur E-Rechnung-Software.
Checkliste: Aufbewahrungsfristen im Betrieb organisieren
- Bestand aufnehmen: Welche Unterlagen liegen wo, auf Papier, auf dem Server, in der Cloud, im Mailpostfach?
- Kategorien bilden: Ordne jede Dokumentart einer Frist zu, also zehn, acht oder sechs Jahre. Ergänze arbeitsrechtliche Aufbewahrungsfristen, falls du Personal beschäftigst.
- Jahresweise ablegen: Sortiere nach Entstehungsjahr, damit du später ganze Jahrgänge prüfen kannst.
- Digitales Archiv wählen: Setze auf eine Lösung, die GoBD-konform speichert und Änderungen protokolliert.
- Verfahrensdokumentation schreiben: Halte Abläufe für Belegeingang, Scan, Ablage und Löschung schriftlich fest.
- Löschtermin einmal im Jahr: Lege einen festen Termin im ersten Quartal fest und prüfe vorher mögliche Ablaufhemmungen.
- Sicher vernichten: Papier mit Kundendaten gehört in den Aktenvernichter oder zu einem zertifizierten Entsorger, digitale Daten löschst du nachweisbar.
Datenschutz und Aufbewahrung: Kein Widerspruch
Viele Geschäftsunterlagen enthalten personenbezogene Daten. Die DSGVO verlangt, Daten zu löschen, sobald der Zweck entfällt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gehen jedoch vor: Solange eine Pflicht besteht, darfst du die Daten speichern, musst den Zugriff aber einschränken.
Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kehrt sich die Lage um. Dann bist du in der Regel verpflichtet, personenbezogene Daten zu löschen, wenn kein anderer Grund für die Speicherung besteht. Ein Löschkonzept, das beide Seiten abbildet, schützt dich vor Ärger mit Finanzamt und Datenschutzbehörde gleichermaßen.
Ein Beispiel aus dem Alltag
Angenommen, ein Elektrobetrieb speichert Kundenrechnungen in seiner Branchensoftware. Die Rechnung bleibt acht Jahre im Archiv, die Kundenadresse im Newsletter-Verteiler aber hat damit nichts zu tun. Für Werbezwecke braucht der Betrieb eine eigene Rechtsgrundlage, etwa eine Einwilligung.
Bargeld, Kasse und Sonderfälle
Für Betriebe mit Bargeldeinnahmen gelten zusätzliche Pflichten. Kassenaufzeichnungen, Tagesendsummenbons und die Daten elektronischer Kassensysteme sind Buchungsbelege oder Aufzeichnungen und unterliegen damit den Fristen von acht beziehungsweise zehn Jahren. Wie du Bareinnahmen sauber dokumentierst, zeigt unser Leitfaden zum Kassenbuch führen.
Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen
Beschäftigst du Mitarbeitende, kommen weitere Fristen aus dem Arbeits- und Sozialrecht hinzu. Sie laufen teils neben den steuerlichen Fristen und enden zu anderen Zeitpunkten.
- Lohnkonten: bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 EStG).
- Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung: bis zum Ablauf des Kalenderjahres, das auf die letzte Prüfung durch die Rentenversicherung folgt (§ 28f SGB IV).
- Arbeitszeitaufzeichnungen nach Mindestlohngesetz: mindestens zwei Jahre, etwa bei Minijobs und in bestimmten Branchen (§ 17 MiLoG).
Betriebsaufgabe und Verkauf
Bei Betriebsaufgabe oder Verkauf enden die Pflichten nicht. Du musst die Unterlagen weiter aufbewahren oder sicherstellen, dass ein Nachfolger oder Dienstleister das übernimmt. Bei einer GmbH in Liquidation regelt das Gesetz eigens, wer die Bücher verwahrt.
Das Wichtigste in Kürze
Die Aufbewahrungsfristen sind kürzer geworden, aber nicht einfacher. Acht Jahre für Belege, zehn für Bücher und Abschlüsse, sechs für Geschäftsbriefe, jeweils ab Jahresende gerechnet. Bevor du vernichtest, prüfst du offene Bescheide und laufende Prüfungen.
Halte die Aufbewahrungsfristen in einer einfachen Übersicht fest, die dein Team kennt, und verknüpfe sie mit deinem Ablagesystem. Wer digital archiviert, gewinnt Platz und Übersicht, braucht aber eine GoBD-taugliche Lösung und eine saubere Verfahrensdokumentation. Ein fester jährlicher Löschtermin macht aus der lästigen Pflicht einen Routineprozess.
FAQ
Häufige Fragen zu Aufbewahrungsfristen
Welche Aufbewahrungsfristen gelten 2026 für Rechnungen?
Rechnungen sind Buchungsbelege und müssen seit 2025 acht Jahre aufbewahrt werden, das gilt sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen. Die Frist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ausnahmen gelten für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute, die Buchungsbelege weiterhin zehn Jahre aufbewahren.
Darf ich Belege aus 2017 im Jahr 2026 vernichten?
Grundsätzlich ja. Die achtjährige Frist für Buchungsbelege aus 2017 ist am 31. Dezember 2025 abgelaufen. Prüfe aber vorher, ob für diese Jahre noch eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Bescheid unter Vorbehalt der Nachprüfung offen ist. Dann läuft die Frist nicht ab, und du musst die Unterlagen weiter aufbewahren.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Bei Belegen zählt das Entstehungsjahr, bei Briefen das Jahr des Empfangs oder Versands, bei Büchern das Jahr der letzten Eintragung und bei Jahresabschlüssen das Jahr der Aufstellung. Ein Beleg vom Januar und einer vom Dezember enden deshalb gleichzeitig.
Muss ich Papierbelege nach dem Scannen aufheben?
Nein, wenn du die Regeln für das ersetzende Scannen einhältst. Der Scan muss bildlich mit dem Original übereinstimmen, unveränderbar gespeichert und während der gesamten Frist lesbar sein. Den Ablauf hältst du in einer Verfahrensdokumentation fest. Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz musst du allerdings im Original aufbewahren.
Was passiert, wenn ich Unterlagen zu früh vernichte?
Fehlen Unterlagen bei einer Prüfung, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen. Das fällt meist zu deinen Ungunsten aus. Außerdem können Vorsteuerbeträge ohne Rechnung verloren gehen. Bei vorsätzlicher Vernichtung drohen zusätzlich straf- oder bußgeldrechtliche Folgen. Archiviere im Zweifel lieber etwas länger und kläre Grenzfälle mit deiner Steuerberatung.
