Ja, auch als Kleinunternehmer musst du seit dem 1. Januar 2025 eine E-Rechnung empfangen können, wenn ein anderes Unternehmen dir eine schickt. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Wichtig ist, dass du die strukturierte Rechnungsdatei lesen, prüfen und acht Jahre unverändert im Originalformat aufbewahren kannst.
In diesem Artikel erfährst du, was genau eine E-Rechnung ist, welche Pflichten für Kleinunternehmer gelten und welche nicht, wie du E-Rechnungen ohne teure Software lesen kannst und wie du den Empfang in wenigen Schritten organisierst.
Inhaltsverzeichnis
Was ist eine E-Rechnung und was nicht?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und sich maschinell auslesen lässt. Die rechtliche Grundlage findest du in § 14 des Umsatzsteuergesetzes. Eine einfache PDF-Datei, ein Scan oder ein Foto der Rechnung ist dagegen keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung.
| Rechnungsart | Beispiel | E-Rechnung? |
|---|---|---|
| XRechnung | reine XML-Datei | ja |
| ZUGFeRD ab Version 2.0.1 | PDF mit eingebetteter XML-Datei (Profile ab EN 16931) | ja |
| Einfaches PDF | aus Word erzeugte Rechnung | nein |
| Papierrechnung | per Post | nein |
| Scan oder Foto | eingescannte Rechnung | nein |
Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD sieht die Rechnung aus wie ein normales PDF. Rechtlich maßgeblich ist aber der XML-Teil. Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählen die strukturierten Daten.
XRechnung und ZUGFeRD kurz erklärt
Die XRechnung ist ein deutscher Standard, der vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber genutzt wird. Sie besteht nur aus einer XML-Datei ohne Sichtansicht. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit einer eingebetteten XML-Datei und ist bei Rechnungen zwischen Unternehmen verbreitet. Wenn du eine E-Rechnung empfangen willst, solltest du beide Formate öffnen können. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL von ZUGFeRD erfüllen die Norm nicht und gelten deshalb nicht als E-Rechnung.
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung empfangen können?
Ja. Die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können, gilt für alle inländischen Unternehmer, unabhängig von Größe und Rechtsform. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht, sie gilt bereits seit dem 1. Januar 2025. Das Bundesfinanzministerium stellt in seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung klar, dass dafür ein E-Mail-Postfach ausreicht.
Wenn ein Lieferant oder Dienstleister dir also eine E-Rechnung schickt, darfst du sie nicht ablehnen und auf eine Papier- oder PDF-Rechnung bestehen. Du musst nicht zustimmen, die E-Rechnung empfangen zu wollen. Der Versender darf sie dir einfach schicken.
Wann ist die Pflicht relevant?
- Nur bei Geschäften zwischen Unternehmen im Inland (B2B).
- Nicht bei Rechnungen an oder von Privatkunden.
- Nicht bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
- Nicht bei Fahrausweisen, etwa Bahntickets.
Ein Sonderfall sind Rechnungen von ausländischen Lieferanten, etwa für Software-Abos aus den USA oder Irland. Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt nur für Leistungen zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind. Solche Rechnungen kommen deshalb weiterhin meist als normales PDF. Auch Rechnungen an deine Privatkunden betrifft die Regelung nicht.
Was passiert, wenn du keine E-Rechnung empfangen kannst?
Ein eigenes Bußgeld nur für fehlende Empfangsbereitschaft sieht das Gesetz nicht vor. Probleme entstehen trotzdem. Dein Lieferant hat seine Rechnungspflicht mit der E-Rechnung erfüllt, auch wenn du sie nicht lesen kannst. Zahlst du deshalb zu spät, drohen Mahngebühren und Verzugszinsen.
Außerdem fehlt dir im Zweifel ein ordnungsgemäßer Beleg für deine Betriebsausgaben, wenn du die Originaldatei nicht aufbewahrst. Wer eine E-Rechnung empfangen, aber nur ausgedruckt hat, riskiert bei einer Betriebsprüfung Nachfragen. Es lohnt sich also, das Thema einmal sauber zu lösen.
Was Kleinunternehmer nicht müssen
Die gute Nachricht: Beim Ausstellen von Rechnungen bist du als Kleinunternehmer dauerhaft entlastet. Nach § 34a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung darfst du deine Rechnungen immer als sonstige Rechnung verschicken, also als PDF oder auf Papier. Du darfst freiwillig E-Rechnungen ausstellen, musst es aber nicht.
Für alle anderen Unternehmen gelten Übergangsfristen beim Versand: Bis Ende 2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen noch erlaubt, bis Ende 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. Ab 2028 müssen sie E-Rechnungen ausstellen. Daher wirst du in den nächsten Monaten immer häufiger eine E-Rechnung empfangen. Wann du überhaupt als Kleinunternehmer giltst, erklärt unser Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
| Pflicht | Kleinunternehmer | Regelbesteuerte Unternehmen |
|---|---|---|
| E-Rechnung empfangen | seit 1.1.2025 | seit 1.1.2025 |
| E-Rechnung ausstellen | nie verpflichtend | spätestens ab 1.1.2028 |
| Aufbewahrung im Originalformat | ja, acht Jahre | ja, acht Jahre |
E-Rechnung empfangen: So funktioniert es technisch
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übertragungsweg vor. In der Praxis kommen E-Rechnungen meistens als E-Mail-Anhang. Möglich sind auch der Download aus einem Kundenportal oder die Übertragung über eine Schnittstelle in deine Buchhaltungssoftware.
Variante 1: E-Mail-Postfach
Die einfachste Lösung ist eine eigene Adresse wie rechnungen@deinefirma.de. So landen Belege nicht zwischen Kundenanfragen und du behältst den Überblick. Ein eigenes Postfach ist nicht vorgeschrieben, erleichtert aber die Ordnung. Teile die Adresse deinen Lieferanten mit.
Variante 2: Buchhaltungssoftware
Viele Programme für Selbstständige können eine E-Rechnung empfangen, automatisch lesen, als Beleg verbuchen und revisionssicher archivieren. Das spart Zeit, vor allem wenn du viele Eingangsrechnungen hast. Einen Überblick findest du in unserem Vergleich von Buchhaltungssoftware für Selbstständige.
Variante 3: Kostenloser Viewer
Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die im Browser nur als Code erscheint. Mit einem E-Rechnungs-Viewer machst du daraus eine lesbare Ansicht. Solche Programme gibt es kostenlos als Desktop-Anwendung oder Webdienst. Achte bei Webdiensten darauf, wo die Daten verarbeitet werden, denn Rechnungen enthalten personenbezogene Daten und Geschäftsinformationen.
Viewer oder Software: was passt zu dir?
Die richtige Lösung hängt vor allem davon ab, wie viele Rechnungen du pro Monat erhältst und wie du deine Buchhaltung heute organisierst. Die folgende Übersicht hilft bei der Einordnung.
| Eingangsrechnungen pro Monat | Empfohlene Lösung | Aufwand |
|---|---|---|
| bis 10 | E-Mail-Postfach plus kostenloser Viewer, manuelle Ablage | gering, kaum Kosten |
| 10 bis 50 | Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Import | einmalige Einrichtung, monatliche Gebühr |
| über 50 | Software mit automatischer Belegerkennung oder Steuerkanzlei-Anbindung | höhere Kosten, große Zeitersparnis |
Arbeitest du mit einer Steuerberatung zusammen, frag dort nach, in welcher Form sie deine Belege erhalten möchte. Viele Kanzleien bieten eigene Upload-Portale an. Du kannst dann jede E-Rechnung empfangen und die Originaldatei direkt dorthin weiterleiten.
Sicherheit: Vorsicht bei gefälschten Rechnungen
Mit der Umstellung nutzen auch Betrüger das Thema. Sie verschicken E-Mails mit angeblichen E-Rechnungen, die Schadsoftware enthalten oder auf gefälschte Zahlungsseiten führen. Öffne Anhänge nur von bekannten Absendern und sei misstrauisch bei ungewohnten Dateiendungen wie .exe, .zip oder Office-Dateien mit Makros. Eine echte XRechnung ist eine .xml-Datei, ZUGFeRD ein .pdf. Wer regelmäßig eine E-Rechnung empfangen will, sollte sein Postfach deshalb mit einem guten Spamfilter schützen.
E-Rechnung empfangen und prüfen
Wenn du eine E-Rechnung empfangen hast, solltest du sie genauso prüfen wie jede andere Rechnung. Stimmen Leistung, Betrag, Datum und deine Anschrift? Ist die Rechnung tatsächlich an dich adressiert? Gerade bei automatisch verarbeiteten Rechnungen lohnt sich ein kurzer Blick, denn auch Betrüger verschicken täuschend echte Rechnungen.
Als Kleinunternehmer ziehst du keine Vorsteuer, deshalb sind formale Fehler für dich steuerlich weniger kritisch als für regelbesteuerte Unternehmen. Trotzdem sollte eine Rechnung vollständig und korrekt sein, weil sie dir als Beleg für Betriebsausgaben dient.
- Prüfe, ob die Datei sich öffnen und lesen lässt.
- Kontrolliere Leistung, Betrag und Bankverbindung.
- Gleiche die Bankverbindung bei Neukunden telefonisch ab.
- Melde fehlerhafte Rechnungen umgehend beim Absender.
Richtig archivieren: das XML zählt
Der häufigste Fehler beim Empfang: Die XML-Datei wird gelöscht und nur ein Ausdruck oder ein PDF abgelegt. Das reicht nicht. Nach § 14b UStG musst du Rechnungen acht Jahre aufbewahren. Bei einer E-Rechnung bedeutet das: im ursprünglichen strukturierten Format, unverändert und jederzeit lesbar.
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung aus dem Juni 2026 musst du also bis Ende 2034 aufbewahren. Welche Fristen für andere Unterlagen gelten, liest du in unserem Beitrag zu den Aufbewahrungsfristen 2026.
So legst du E-Rechnungen sicher ab
- Speichere die Originaldatei, egal ob XML oder ZUGFeRD-PDF.
- Benenne Dateien einheitlich, etwa Datum, Lieferant, Rechnungsnummer.
- Nutze ein Archiv, das Änderungen verhindert oder protokolliert.
- Sichere die Ablage regelmäßig auf einem zweiten Speicherort.
GoBD und Verfahrensdokumentation
Für die elektronische Aufbewahrung gelten die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung in digitaler Form, kurz GoBD. Sie verlangen unter anderem, dass Belege vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar abgelegt werden. Für kleine Betriebe reicht meist eine kurze schriftliche Beschreibung: über welches Postfach du eine E-Rechnung empfangen hast, wer sie prüft, wo sie gespeichert wird und wie das Backup funktioniert. Diese Verfahrensdokumentation muss nicht lang sein, sollte aber aktuell gehalten werden.
Praxisbeispiel: eine Grafikdesignerin stellt um
Angenommen, eine Grafikdesignerin arbeitet als Kleinunternehmerin und erhält pro Monat etwa 15 Eingangsrechnungen von Druckereien, Softwareanbietern und Fotografen. Drei Anbieter verschicken bereits XRechnungen. Bisher hat sie alle Rechnungen ausgedruckt und abgeheftet.
Sie richtet eine eigene Rechnungsadresse ein, installiert einen kostenlosen Viewer und legt alle Originaldateien in einem Ordner je Jahr ab, der täglich in ein Cloud-Backup gesichert wird. Der Zeitaufwand für die Umstellung liegt bei rund zwei Stunden. Pro Monat spart sie danach etwa eine halbe Stunde, weil das Ausdrucken und Abheften entfällt.
Sobald mehr als die Hälfte ihrer Lieferanten E-Rechnungen schickt, will sie auf eine Buchhaltungssoftware wechseln, die Belege automatisch übernimmt. Bei angenommenen Kosten von 10 Euro im Monat lohnt sich das, wenn die Software ihr mehr als 20 Minuten Arbeit pro Monat abnimmt.
Für ihre eigenen Ausgangsrechnungen ändert sich für die Designerin nichts. Als Kleinunternehmerin schreibt sie weiter PDF-Rechnungen mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Einige Geschäftskunden fragen trotzdem nach einer E-Rechnung, weil ihre Buchhaltung dann schneller arbeitet. Das kann sie freiwillig anbieten.
Checkliste: E-Rechnung empfangen in 7 Schritten
- Postfach festlegen: Eine Adresse für eingehende Rechnungen bestimmen, idealerweise eine eigene.
- Lieferanten informieren: Die Rechnungsadresse an alle Geschäftspartner weitergeben.
- Viewer oder Software einrichten: Sicherstellen, dass du XRechnung und ZUGFeRD lesen kannst.
- Prüfroutine festlegen: Jede Rechnung auf Inhalt, Betrag und Bankverbindung kontrollieren.
- Ablage organisieren: Originaldateien unverändert und systematisch speichern.
- Backup einrichten: Archiv regelmäßig an einem zweiten Ort sichern.
- Verfahren dokumentieren: Kurz notieren, wie Rechnungen eingehen, geprüft und archiviert werden.
Wenn du selbst irgendwann E-Rechnungen schreiben willst, etwa weil du die Umsatzgrenze überschreitest, findest du in unserem Beitrag zur E-Rechnung: Fristen, Formate, Software die passenden Werkzeuge.
Typische Fehler beim Empfang
- Nur das PDF wird gespeichert, die XML-Datei geht verloren.
- Rechnungen landen im privaten Postfach und werden später nicht gefunden.
- Ein Online-Viewer mit unklarem Serverstandort verarbeitet sensible Daten.
- Es gibt kein Backup des Rechnungsarchivs.
- Lieferanten kennen die richtige Rechnungsadresse nicht.
Wer diese Punkte im Blick hat, kann jede E-Rechnung empfangen, ohne später bei der Steuererklärung oder einer Prüfung nach Belegen suchen zu müssen.
Das Wichtigste in Kürze
- Seit 1. Januar 2025 musst du als Kleinunternehmer eine E-Rechnung empfangen können, ein E-Mail-Postfach reicht.
- Ausstellen musst du keine E-Rechnungen, PDF und Papier bleiben für dich erlaubt.
- Nur XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 nach EN 16931 sind echte E-Rechnungen.
- Bewahre die Originaldatei acht Jahre unverändert und lesbar auf.
- Ein kostenloser Viewer reicht für wenige Rechnungen, Software lohnt sich bei größerem Volumen.
Prüf noch heute, ob du eine XRechnung öffnen kannst, und lege einen festen Ordner für deine Eingangsrechnungen an. Dann bist du vorbereitet, wenn immer mehr Lieferanten umstellen.
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
FAQ
Häufige Fragen zum Thema E-Rechnung empfangen
Muss ich als Kleinunternehmer eine E-Rechnung empfangen können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen von anderen Unternehmen entgegennehmen können, auch Kleinunternehmer. Es gibt dafür keine Übergangsfrist. Laut Bundesfinanzministerium genügt ein E-Mail-Postfach. Du musst die Datei außerdem lesen können, etwa mit einem Viewer oder einer Buchhaltungssoftware, und sie acht Jahre im Originalformat aufbewahren.
Brauche ich eine spezielle Software, um eine E-Rechnung zu empfangen?
Nein, nicht zwingend. Zum Empfangen reicht ein normales E-Mail-Postfach. Um die XML-Daten lesbar darzustellen, genügt ein kostenloser E-Rechnungs-Viewer. Wer viele Rechnungen erhält, spart mit einer Buchhaltungssoftware Zeit, weil sie Rechnungen automatisch einliest, verbucht und revisionssicher archiviert. Die Entscheidung hängt also vor allem vom Rechnungsvolumen ab.
Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?
Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Formate nach der Norm EN 16931, etwa die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit passendem Profil. ZUGFeRD sieht aus wie ein PDF, enthält aber zusätzlich eine XML-Datei. Maßgeblich sind bei solchen Hybridformaten die strukturierten Daten.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen musst du nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei E-Rechnungen musst du die Originaldatei im strukturierten Format speichern, also die XML-Datei oder das vollständige ZUGFeRD-PDF. Ein Ausdruck oder eine reine Bilddatei reicht nicht. Die Datei muss unverändert und jederzeit lesbar bleiben.
Darf ich als Kleinunternehmer weiter PDF-Rechnungen schreiben?
Ja. Kleinunternehmer sind dauerhaft von der Pflicht befreit, E-Rechnungen auszustellen. Nach § 34a UStDV dürfen sie ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung verschicken, also als PDF oder auf Papier. Freiwillig kannst du trotzdem E-Rechnungen erstellen, wenn deine Kunden das wünschen. Die Pflicht, eine E-Rechnung empfangen zu können, bleibt davon aber unberührt.
