Die Kleinunternehmerregelung gilt 2026 für dich, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2025 höchstens 25.000 Euro betragen hat und im laufenden Jahr 2026 die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreitet. Dann sind deine Umsätze nach § 19 UStG steuerfrei: Du weist keine Umsatzsteuer aus, gibst keine Voranmeldungen ab und darfst im Gegenzug keine Vorsteuer ziehen.
Seit der Reform zum 1. Januar 2025 funktioniert die Regelung deutlich anders als früher. Die 100.000-Euro-Grenze ist keine Prognose mehr, sondern eine harte Grenze, die mitten im Jahr greift. In diesem Beitrag erfährst du, wie du die Umsatzgrenzen richtig berechnest, was beim Überschreiten passiert, wie deine Rechnungen aussehen müssen und wann sich der Verzicht lohnt.
Inhaltsverzeichnis
Die Kleinunternehmerregelung 2026 auf einen Blick
Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung für Selbstständige und kleine Betriebe mit überschaubarem Umsatz. Sie ist in § 19 UStG geregelt und gilt für Unternehmer, die im Inland ansässig sind. Seit 2025 gibt es mit § 19a UStG zusätzlich eine EU-weite Variante, die für die meisten Leser aber erst bei Kunden im EU-Ausland relevant wird.
Für 2026 gelten diese beiden Bedingungen, die gleichzeitig erfüllt sein müssen:
- Vorjahresgrenze: Gesamtumsatz 2025 nicht über 25.000 Euro.
- Grenze im laufenden Jahr: Gesamtumsatz 2026 nicht über 100.000 Euro.
- Berechnung: nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zahlungseingang.
- Folge: Deine Umsätze sind steuerfrei, du hast keinen Vorsteuerabzug.
Den genauen Gesetzestext findest du in der amtlichen Fassung von § 19 UStG auf gesetze-im-internet.de. Er ist kurz und lohnt sich zu lesen, weil viele Fehler aus Missverständnissen bei den Grenzen entstehen.
Einen Antrag musst du für die Regelung nicht stellen. Erfüllst du die Voraussetzungen, gilt sie automatisch, solange du nicht ausdrücklich verzichtest.
Umsatzgrenzen: 25.000 Euro und 100.000 Euro richtig berechnen
Maßgeblich ist der sogenannte Gesamtumsatz. Gemeint ist die Summe deiner steuerbaren Umsätze, berechnet nach den Entgelten, die du tatsächlich vereinnahmt hast. Eine Rechnung vom Dezember 2025, die erst im Januar 2026 bezahlt wird, zählt also zum Umsatz 2026.
Was zum Gesamtumsatz gehört und was nicht
Nicht jeder Euro auf deinem Konto zählt mit. Einige Positionen bleiben bei der Berechnung außen vor:
- Verkäufe von Anlagevermögen, etwa dein altes Firmenfahrzeug oder ein gebrauchter Laptop.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG, zum Beispiel viele Heilbehandlungen oder Versicherungsvermittlungen.
- Steuerfreie Hilfsumsätze wie Vermietungen, wenn sie nicht zum Kerngeschäft gehören.
- Private Einnahmen, Darlehen oder Einlagen, weil sie gar keine Umsätze sind.
Ein Hinweis zu brutto und netto: Bis 2024 wurde oft vom Bruttoumsatz gesprochen. Seit 2025 sind die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei, eine Umsatzsteuer fällt also gar nicht an. Du rechnest deshalb einfach mit den Beträgen, die deine Kunden dir tatsächlich zahlen.
Die Umsatzgrenzen im Vergleich
| Merkmal | Bis 31.12.2024 | Seit 1.1.2025 (auch 2026) |
|---|---|---|
| Grenze Vorjahr | 22.000 Euro | 25.000 Euro |
| Grenze laufendes Jahr | 50.000 Euro (Prognose) | 100.000 Euro (harte Grenze) |
| Überschreiten im laufenden Jahr | unschädlich, wenn Prognose korrekt | sofortiger Wechsel zur Regelbesteuerung |
| Gründungsjahr | Prognose bis 22.000 Euro | harte Grenze von 25.000 Euro |
| Umsätze | Steuer wird nicht erhoben | Umsätze sind steuerfrei |
Was passiert, wenn du die Grenze überschreitest?
Hier liegt die größte Änderung. Früher durftest du die Kleinunternehmerregelung bis zum Jahresende behalten, wenn deine Prognose zu Jahresbeginn plausibel war. Heute fällst du sofort aus der Regelung, sobald dein Umsatz im laufenden Jahr die 100.000 Euro übersteigt.
Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, nicht mehr steuerfrei. Diese Rechnung musst du also schon mit Umsatzsteuer stellen. Alle Umsätze davor bleiben steuerfrei, eine rückwirkende Korrektur ist nicht nötig.
Praktisch bedeutet das: Ab diesem Zeitpunkt brauchst du eine Rechnungsvorlage mit Steuerausweis, musst Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben und die Steuer an das Finanzamt abführen. Kläre deshalb schon vor einem großen Auftrag, ob dein Preis netto oder brutto vereinbart ist. Sonst zahlst du die 19 Prozent im Zweifel aus deiner eigenen Marge.
Überschreiten der Vorjahresgrenze
Liegt dein Umsatz 2026 zwar unter 100.000 Euro, aber über 25.000 Euro, darfst du die Kleinunternehmerregelung 2026 noch voll nutzen. Ab dem 1. Januar 2027 bist du dann aber regelbesteuert, weil die Vorjahresgrenze gerissen ist. Du hast also einige Monate Zeit, um Rechnungsvorlagen, Preise und Buchhaltung umzustellen.
Besonderheit im Gründungsjahr
Wer neu gründet, hat keinen Vorjahresumsatz. Seit 2025 startest du deshalb automatisch als Kleinunternehmer, ohne eine Prognose abgeben zu müssen. Im Gründungsjahr gilt aber eine harte Grenze von 25.000 Euro. Der Umsatz, mit dem du diese Grenze überschreitest, ist bereits steuerpflichtig. Die vorher steuerfrei ausgeführten Umsätze bleiben steuerfrei.
Rechenbeispiel: So prüfst du deinen Status
Angenommen, eine selbstständige Grafikdesignerin hatte 2025 einen Gesamtumsatz von 23.500 Euro. Damit erfüllt sie die Vorjahresgrenze und darf 2026 die Kleinunternehmerregelung anwenden.
- Januar bis Juni 2026: 14.000 Euro Zahlungseingänge.
- Juli bis September 2026: 9.500 Euro, Summe 23.500 Euro.
- Im Oktober verkauft sie ihren alten Firmenlaptop für 600 Euro. Das ist Anlagevermögen und zählt nicht mit.
- Oktober bis Dezember 2026: weitere 6.000 Euro, Summe 29.500 Euro.
Zur Kontrolle führt sie eine Tabelle mit Datum, Kunde und Betrag jeder Zahlung. Eine Spalte summiert den Jahresumsatz automatisch, so sieht sie jederzeit, wie viel Luft bis zur nächsten Grenze bleibt.
Ergebnis: 2026 bleibt sie Kleinunternehmerin, weil sie weit unter 100.000 Euro liegt. Da ihr Umsatz 2026 aber über 25.000 Euro liegt, muss sie ab Januar 2027 Umsatzsteuer ausweisen. Plant sie ihre Preise rechtzeitig, kann sie die 19 Prozent bei Geschäftskunden einfach aufschlagen, weil diese die Vorsteuer zurückholen.
Anders sähe es aus, wenn sie im November einen Großauftrag über 80.000 Euro bezahlt bekäme. Dann würde sie mit dieser Zahlung die 100.000-Euro-Grenze überschreiten, und schon diese Rechnung wäre mit Umsatzsteuer zu stellen.
Rechnungen schreiben als Kleinunternehmer
Für Kleinunternehmer gelten vereinfachte Rechnungsangaben nach § 34a UStDV. Mindestens diese Angaben gehören auf jede Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden.
- Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
- Das Ausstellungsdatum.
- Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung.
- Das Entgelt in einer Summe mit einem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.
Ein üblicher Hinweis lautet: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Präziser ist seit 2025 die Formulierung „Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung)“. Wichtig ist, dass du keine Umsatzsteuer ausweist. Tust du das versehentlich, schuldest du den Betrag trotzdem dem Finanzamt. Alle weiteren Details findest du in unserem Ratgeber Rechnung schreiben mit allen Pflichtangaben.
E-Rechnung und Kleinunternehmerregelung
Seit 2025 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Ausstellen musst du als Kleinunternehmer dagegen keine E-Rechnung, deine Rechnungen dürfen als sonstige Rechnung, etwa als PDF, verschickt werden. Wie du den Empfang praktisch organisierst, erklärt unser Beitrag zum Thema E-Rechnung empfangen als Kleinunternehmer.
Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung
Die Kleinunternehmerregelung ist kein Selbstläufer. Ob sie sich lohnt, hängt vor allem von deinen Kunden und deinen Investitionen ab.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Weniger Bürokratie, keine Umsatzsteuervoranmeldungen | Kein Vorsteuerabzug bei Einkäufen und Investitionen |
| Bei Privatkunden günstigere Endpreise möglich | Geschäftskunden profitieren nicht vom fehlenden Steuerausweis |
| Einfachere Rechnungen | Umsätze müssen laufend überwacht werden |
| Keine jährliche Umsatzsteuererklärung, solange das Finanzamt keine anfordert | Wechsel zur Regelbesteuerung kann mitten im Jahr kommen |
Arbeitest du überwiegend für Privatkunden, etwa als Fotograf, Nachhilfelehrer oder Kosmetikerin, ist die Kleinunternehmerregelung meist ein echter Preisvorteil. Arbeitest du überwiegend für Unternehmen, spielt der fehlende Steuerausweis für deine Kunden kaum eine Rolle, du verzichtest aber auf die Vorsteuer.
Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung: Wann er sich lohnt
Du musst die Kleinunternehmerregelung nicht nutzen. Nach § 19 Abs. 3 UStG kannst du gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du verzichtest. Dann gilt die Regelbesteuerung, und du bist an diese Entscheidung mindestens fünf Kalenderjahre gebunden.
Ein Verzicht kann sinnvoll sein, wenn du:
- zum Start hohe Investitionen planst, etwa Maschinen, Fahrzeug oder Ladeneinrichtung,
- fast ausschließlich an Unternehmen verkaufst, die vorsteuerabzugsberechtigt sind,
- absehbar schnell über 25.000 Euro Umsatz kommst und nicht zweimal umstellen willst,
- professioneller auftreten möchtest, weil manche Geschäftskunden Rechnungen mit Umsatzsteuer erwarten.
Die Entscheidung triffst du meist schon im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Rechne vorher grob durch, wie viel Vorsteuer du in den ersten fünf Jahren zurückholen würdest und wie viel Aufwand die monatliche oder vierteljährliche Voranmeldung bedeutet.
Angenommen, ein Tischler gründet 2026 und kauft für 30.000 Euro netto eine Formatkreissäge, Werkzeug und einen Transporter. Bei Regelbesteuerung bekommt er 5.700 Euro Vorsteuer vom Finanzamt zurück. Seine Kunden sind überwiegend Privatleute, für die 19 Prozent Aufschlag spürbar sind. Er muss also abwägen: einmalig 5.700 Euro Vorsteuer gegen fünf Jahre lang höhere Endpreise oder geringere Marge. Eine solche Gegenüberstellung macht die Entscheidung greifbar.
Schritt für Schritt: Kleinunternehmerregelung sicher anwenden
Mit dieser Checkliste behältst du die Kleinunternehmerregelung 2026 im Griff:
- Vorjahresumsatz prüfen: Addiere alle Zahlungseingänge aus 2025 ohne Anlagenverkäufe. Liegt die Summe bei höchstens 25.000 Euro, darfst du 2026 starten.
- Rechnungsvorlage anpassen: Kein Steuerausweis, dafür der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
- Umsätze monatlich summieren: Führe eine einfache Tabelle mit allen Zahlungseingängen des Jahres.
- Warnschwelle setzen: Markiere dir 20.000 Euro und 80.000 Euro, damit du rechtzeitig reagieren kannst.
- Große Aufträge vorab prüfen: Würde eine Zahlung die 100.000 Euro überschreiten, stellst du diese Rechnung bereits mit Umsatzsteuer.
- Wechsel vorbereiten: Liegt der Umsatz über 25.000 Euro, stelle Buchhaltung, Preise und Voranmeldungen zum Jahreswechsel um.
- E-Rechnungsempfang sicherstellen: Richte ein Postfach oder eine Software ein, mit der du XRechnung und ZUGFeRD lesen kannst.
Sobald du regelbesteuert bist, kommen Voranmeldungen auf dich zu. Die Fristen und Abläufe erklärt unser Beitrag zur Umsatzsteuervoranmeldung.
Typische Fehler bei der Kleinunternehmerregelung
In der Praxis wiederholen sich ein paar Stolperfallen. Wer sie kennt, spart sich Ärger mit dem Finanzamt und Nachzahlungen.
- Umsatzsteuer trotzdem ausweisen: Der ausgewiesene Betrag ist dann trotzdem an das Finanzamt abzuführen.
- Nach Rechnungsdatum statt Zahlungseingang rechnen: Entscheidend ist, wann das Geld kommt.
- Abschlagszahlungen übersehen: Auch Anzahlungen zählen in dem Jahr zum Umsatz, in dem sie auf deinem Konto eingehen.
- Die alte 50.000-Euro-Prognose im Kopf behalten: Die 100.000 Euro sind seit 2025 eine harte Grenze.
- Gründungsjahr unterschätzen: Hier liegt die harte Grenze schon bei 25.000 Euro.
- Reverse Charge vergessen: Beziehst du Leistungen aus dem Ausland, etwa Werbung oder Software, kannst du trotz Kleinunternehmerregelung Umsatzsteuer schulden.
Einen guten Überblick mit weiteren Beispielen bietet das Merkblatt der IHK Ulm zur Kleinunternehmerregelung.
Das Wichtigste in Kürze
- Die Kleinunternehmerregelung gilt 2026, wenn dein Umsatz 2025 höchstens 25.000 Euro betrug und 2026 nicht über 100.000 Euro steigt.
- Die 100.000-Euro-Grenze ist eine harte Grenze: Schon der Umsatz, der sie überschreitet, ist steuerpflichtig.
- Im Gründungsjahr liegt die harte Grenze bei 25.000 Euro.
- Gerechnet wird nach Zahlungseingang, Anlagenverkäufe zählen nicht mit.
- Rechnungen enthalten keine Umsatzsteuer, aber einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG.
- Ein Verzicht bindet dich fünf Jahre und lohnt sich vor allem bei hohen Investitionen oder reinen B2B-Kunden.
Prüf am besten heute deinen Umsatz 2025 und lege eine einfache Umsatzliste für 2026 an. So weißt du jederzeit, wo du stehst, und kannst einen Wechsel zur Regelbesteuerung entspannt planen. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung. Bei Grenzfällen, etwa mit Auslandsumsätzen, sprich mit deiner Steuerberatung.
FAQ
Häufige Fragen zur Kleinunternehmerregelung
Wie hoch ist die Umsatzgrenze der Kleinunternehmerregelung 2026?
Für 2026 darfst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2025 höchstens 25.000 Euro betragen hat und dein Umsatz im laufenden Jahr 2026 nicht über 100.000 Euro steigt. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein. Maßgeblich sind die tatsächlich vereinnahmten Entgelte. Verkäufe von Anlagevermögen, etwa eines gebrauchten Firmenwagens, und bestimmte steuerfreie Umsätze werden bei der Berechnung nicht mitgezählt.
Was passiert, wenn ich als Kleinunternehmer über 100.000 Euro komme?
Sobald dein Umsatz im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro überschreitet, endet die Steuerbefreiung sofort. Nach Auffassung der Finanzverwaltung ist bereits der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, steuerpflichtig. Diese Rechnung stellst du also schon mit Umsatzsteuer. Frühere Umsätze des Jahres bleiben steuerfrei. Ab diesem Zeitpunkt musst du außerdem Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben.
Gilt die Kleinunternehmerregelung auch im Gründungsjahr?
Ja. Seit 2025 startest du als Gründer automatisch als Kleinunternehmer, eine Umsatzprognose ist nicht mehr nötig. Im Gründungsjahr gilt aber eine harte Grenze von 25.000 Euro. Der Umsatz, mit dem du diese Grenze überschreitest, ist bereits steuerpflichtig, ab dann gilt die Regelbesteuerung. Wenn du von Anfang an hohe Umsätze oder Investitionen erwartest, kann ein Verzicht auf die Regelung sinnvoller sein.
Was muss auf einer Rechnung mit Kleinunternehmerregelung stehen?
Nach § 34a UStDV brauchst du mindestens Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, deine Steuernummer oder USt-IdNr., das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie den Rechnungsbetrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer. Üblich ist ein Satz wie „Steuerfreie Leistung nach § 19 UStG“. Umsatzsteuer darfst du nicht ausweisen, sonst schuldest du sie dem Finanzamt.
Kann ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?
Ja, du kannst gegenüber dem Finanzamt erklären, dass du die Regelbesteuerung anwenden möchtest. An diesen Verzicht bist du mindestens fünf Kalenderjahre gebunden. Er lohnt sich vor allem, wenn du hohe Investitionen planst und die Vorsteuer zurückholen willst oder fast nur Geschäftskunden hast. Bei überwiegend privaten Kunden ist die Kleinunternehmerregelung dagegen meist günstiger, weil deine Preise ohne Umsatzsteuer niedriger bleiben.
