Wenn du eine Rechnung schreiben willst, die das Finanzamt anerkennt, braucht sie bei Beträgen über 250 Euro zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG: Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag sowie in Sonderfällen bestimmte Hinweise. Fehlt eine Angabe, kann dein Kunde den Vorsteuerabzug verlieren.
Seit 2025 kommt die E-Rechnung hinzu, ab 2027 wird sie für viele Betriebe beim Ausstellen zur Pflicht. In diesem Leitfaden erfährst du, welche Angaben auf jede Rechnung gehören, welche Ausnahmen gelten und wie du mit einer einfachen Checkliste Fehler vermeidest.
Inhaltsverzeichnis
Warum du jede Rechnung sorgfältig schreiben solltest
Eine Rechnung ist mehr als eine Zahlungsaufforderung. Für deinen Kunden ist sie die Grundlage für den Vorsteuerabzug, für dich ist sie Beleg in der Buchhaltung und bei der Betriebsprüfung. Fehlerhafte Rechnungen führen zu Rückfragen, verspäteten Zahlungen und im schlimmsten Fall zu Steuernachforderungen.
Wer regelmäßig eine Rechnung schreiben muss, spart mit einer sauberen Vorlage viel Zeit. Einmal richtig aufgesetzt, musst du pro Auftrag nur noch Leistung, Datum und Betrag ergänzen. Das gilt für Handwerker ebenso wie für Agenturen, Berater oder Online-Händler.
Rechnung schreiben: Die 10 Pflichtangaben nach § 14 UStG
Die Pflichtangaben stehen in § 14 Absatz 4 des Umsatzsteuergesetzes. Die folgende Tabelle fasst sie zusammen und zeigt typische Fehler.
| Nr. | Pflichtangabe | Typischer Fehler |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | Abkürzungen, fehlende Rechtsform |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Nummer fehlt oder ist veraltet |
| 3 | Ausstellungsdatum | Kein Datum oder falsches Jahr |
| 4 | Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer | Doppelte Nummern |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung | Nur „Beratung“ ohne Zeitraum oder Umfang |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Leistungsdatum fehlt |
| 7 | Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, plus vereinbarte Minderungen wie Skonto | 7 % und 19 % nicht getrennt |
| 8 | Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf Steuerbefreiung | Nur Bruttobetrag angegeben |
| 9 | Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Leistungen an Privatpersonen rund um ein Grundstück | Hinweis vergessen |
| 10 | Das Wort „Gutschrift“, wenn der Kunde die Rechnung ausstellt | Gutschrift mit Rechnungskorrektur verwechselt |
Name, Anschrift und Steuernummer
Bei Firmen gehört die vollständige Bezeichnung mit Rechtsform auf die Rechnung, also etwa „Muster Bau GmbH“ und nicht nur „Muster Bau“. Ein Postfach reicht als Anschrift aus, ebenso eine c/o-Adresse, solange der Empfänger dort erreichbar ist. Deine private Steuernummer hat auf der Rechnung nichts zu suchen, sondern die Steuernummer deines Unternehmens oder deine USt-IdNr.
Viele Selbstständige nutzen die USt-IdNr. bewusst, damit ihre Steuernummer nicht auf jedem Beleg steht. Beantragen kannst du sie online beim Bundeszentralamt für Steuern.
Rechnungsnummer richtig vergeben
Die Nummer muss einmalig sein, eine lückenlose Folge verlangt das Gesetz nicht. Bewährt haben sich Kombinationen aus Jahr und laufender Zahl, etwa 2026-0147. Du darfst auch mehrere Nummernkreise führen, zum Beispiel pro Standort, solange keine Nummer doppelt vorkommt.
Leistungszeitpunkt und Leistungsbeschreibung
Der Leistungszeitpunkt ist auch dann Pflicht, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Dann genügt ein Satz wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Bei Dienstleistungen über mehrere Wochen gibst du den Zeitraum an. Die Beschreibung sollte so konkret sein, dass ein Prüfer die Leistung ohne Zusatzunterlagen nachvollziehen kann.
Sonderfälle: Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer und Reverse Charge
Nicht jede Rechnung braucht alle zehn Angaben. Wer eine Rechnung schreiben muss, sollte die wichtigsten Ausnahmen kennen.
Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro
Bei einem Gesamtbetrag bis 250 Euro brutto genügen nach § 33 UStDV vier Angaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Steuersatz. Name des Kunden, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen fehlen.
Kleinunternehmer
Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, weist du keine Umsatzsteuer aus. Stattdessen braucht die Rechnung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Seit 2025 gelten die Grenzen von 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Details findest du in unserem Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026.
Reverse Charge und EU-Geschäfte
Schuldet der Kunde die Steuer, zum Beispiel bei Bauleistungen an Bauunternehmer oder bei Dienstleistungen an Unternehmen im EU-Ausland, steht auf der Rechnung kein Steuerbetrag. Pflicht ist dann der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Bei EU-Kunden gehören zusätzlich beide USt-IdNr. auf die Rechnung.
Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen
Verlangst du vor der Leistung eine Anzahlung, darfst du dafür eine eigene Rechnung schreiben. Sie enthält dieselben Pflichtangaben, statt des Leistungsdatums nennst du den voraussichtlichen Zeitraum oder vermerkst, dass die Leistung noch nicht erbracht ist. In der Schlussrechnung ziehst du die Anzahlungen samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer wieder ab, sonst weist du die Steuer doppelt aus.
Gerade im Handwerk und bei Projekten mit langer Laufzeit schützen Abschlagsrechnungen deine Liquidität. Vereinbare die Abschläge schon im Angebot, dann gibt es später keine Diskussionen.
E-Rechnung: Was sich 2025 bis 2028 ändert
Zwischen inländischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung schrittweise zum Standard. Eine PDF-Datei zählt dabei nicht als E-Rechnung, gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
| Ab | Was gilt im Inland zwischen Unternehmen |
|---|---|
| 1. Januar 2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz |
| 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen Unternehmen |
Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Rechnungen an Privatkunden. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber empfangen können. Welche Programme die Formate beherrschen, zeigt unser Überblick zu E-Rechnung, Formaten und Software.
Was du jetzt vorbereiten solltest
Prüfe, ob dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt. Dann bleibt dir nur noch dieses Quartal, um dein Rechnungsprogramm umzustellen und erste E-Rechnungen mit Stammkunden zu testen. Kläre außerdem, an welche E-Mail-Adresse oder welches Portal deine Geschäftskunden ihre Rechnungen künftig erhalten wollen.
Liegst du darunter, hast du bis Ende 2027 Zeit. Nutze sie trotzdem, denn viele Großkunden verlangen schon heute strukturierte Daten. Wer früh übt, kann später jede Rechnung schreiben, ohne den Ablauf neu lernen zu müssen.
Praxisbeispiel: So sieht eine korrekte Rechnung aus
Angenommen, eine Grafikdesignerin aus Köln gestaltet für einen Getränkehandel ein neues Logo und liefert zusätzlich 500 gedruckte Flyer. Beide Leistungen unterliegen dem Regelsteuersatz von 19 Prozent. So könnte sie ihre Rechnung schreiben:
- Absender: Lena Beispiel Grafikdesign, Musterstraße 5, 50667 Köln, Steuernummer 214/5000/1234
- Empfänger: Getränke Muster GmbH, Hauptstraße 10, 50823 Köln
- Rechnungsnummer 2026-0089, Rechnungsdatum 5. Oktober 2026
- Leistungszeitraum 1. bis 30. September 2026
| Position | Menge | Netto |
|---|---|---|
| Logo-Entwicklung inklusive drei Entwürfen und Reinzeichnung | 1 Pauschale | 1.200,00 Euro |
| Flyer DIN A5, beidseitig bedruckt | 500 Stück | 180,00 Euro |
| Summe netto | 1.380,00 Euro | |
| Umsatzsteuer 19 % | 262,20 Euro | |
| Rechnungsbetrag | 1.642,20 Euro |
Darunter folgen Zahlungsziel und Bankverbindung, zum Beispiel „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“. Bietet sie Skonto an, muss die Bedingung auf der Rechnung stehen, etwa „2 % Skonto bei Zahlung bis 12. Oktober 2026“. Die Namen und Nummern im Beispiel sind frei erfunden.
Zahlungsziel, Skonto und freiwillige Angaben
Neben den Pflichtangaben entscheiden einige freiwillige Angaben darüber, wie schnell dein Geld eingeht. Gesetzlich vorgeschrieben sind sie nicht, in der Praxis gehören sie aber auf jede Rechnung.
- Zahlungsziel: Ein konkretes Datum wirkt verbindlicher als „zahlbar sofort“. Üblich sind 7 bis 30 Tage.
- Bankverbindung: IBAN und BIC, bei Bedarf ein QR-Code für die Banking-App.
- Verwendungszweck: Bitte um Angabe der Rechnungsnummer, damit du Zahlungen leicht zuordnen kannst.
- Kundennummer und Bestellnummer: Große Kunden verlangen sie oft, sonst bleibt die Rechnung in der Buchhaltung liegen.
- Kontaktperson: Name und Telefonnummer für Rückfragen.
Ob sich ein Skontoabzug für dich lohnt, hängt von deiner Marge und deiner Liquidität ab. Wichtig ist: Wenn du Skonto gewährst, gehört die vereinbarte Minderung als Pflichtangabe auf die Rechnung. Ein kurzer Satz mit Prozentsatz und Frist reicht aus.
Wer bei jeder Rechnung schreiben muss, wann die Zahlung fällig ist, sollte das Zahlungsziel fest in der Vorlage hinterlegen. So vergisst du es nie und dein Kunde weiß sofort, bis wann er überweisen muss. Ohne Zahlungsziel gerät ein Unternehmenskunde nach dem Gesetz spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung in Verzug.
Checkliste: Rechnung schreiben in 8 Schritten
- Vorlage prüfen: Stimmen Firmenname, Anschrift, Steuernummer und Bankdaten?
- Kundendaten erfassen: Vollständiger Name mit Rechtsform und aktuelle Anschrift.
- Rechnungsnummer vergeben: Einmalig und nach deinem festen Schema.
- Datum setzen: Ausstellungsdatum und Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.
- Leistung beschreiben: Menge, Art und Umfang so konkret wie möglich.
- Beträge berechnen: Netto je Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto, eventuell Skonto.
- Hinweise ergänzen: Kleinunternehmer, Reverse Charge oder Aufbewahrungspflicht, falls zutreffend.
- Versenden und archivieren: Im passenden Format versenden und unveränderbar ablegen.
Rechnungen musst du seit 2025 acht Jahre aufbewahren. Welche Fristen für andere Unterlagen gelten, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung oder in deiner Buchhaltungssoftware.
Häufige Fehler und wie du sie korrigierst
Auch erfahrene Selbstständige machen beim Rechnung schreiben Fehler. Die gute Nachricht: Fehlende oder falsche Angaben lassen sich in der Regel berichtigen. Du stellst dazu eine Korrekturrechnung aus, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
- Falscher Steuersatz: Hast du zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldest du den Betrag, bis du die Rechnung korrigierst.
- Doppelte Rechnungsnummer: Storniere eine der Rechnungen und stelle sie mit neuer Nummer aus.
- Fehlender Leistungszeitpunkt: Ergänze ihn per Berichtigung.
- Ungenaue Leistungsbeschreibung: Präzisiere sie, damit dein Kunde die Vorsteuer behalten kann.
Einen Betrag einfach im PDF zu ändern und erneut zu senden, ist keine saubere Lösung. Arbeite immer mit Storno- oder Korrekturrechnungen, damit deine Buchhaltung nachvollziehbar bleibt. Zahlt ein Kunde trotz korrekter Rechnung nicht, hilft dir unser Leitfaden zum Thema Mahnung schreiben weiter.
Stornorechnung richtig erstellen
Willst du eine Rechnung komplett aufheben, schreibst du eine Stornorechnung mit eigener Nummer. Sie verweist auf die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum und weist dieselben Beträge mit negativem Vorzeichen aus. Danach kannst du eine neue, korrekte Rechnung schreiben. Lösche die fehlerhafte Rechnung nie, denn auch sie gehört zu deinen Buchhaltungsunterlagen.
Rechnung schreiben mit Vorlage oder Software?
Eine Textvorlage reicht für den Anfang, stößt aber schnell an Grenzen. Du musst Nummern selbst vergeben, Steuern selbst rechnen und Zahlungseingänge manuell abgleichen. Mit jeder weiteren Rechnung steigt das Risiko für Tippfehler.
| Kriterium | Word- oder Excel-Vorlage | Rechnungssoftware |
|---|---|---|
| Kosten | meist kostenlos | etwa 0 bis 30 Euro im Monat |
| Rechnungsnummer | manuell | automatisch |
| E-Rechnung | nicht möglich | XRechnung und ZUGFeRD |
| Archivierung | selbst organisieren | meist integriert |
Spätestens mit der Ausstellungspflicht ab 2027 oder 2028 lohnt sich der Umstieg für fast alle Betriebe. Wer ohnehin eine Buchhaltungssoftware nutzt, kann darin meist auch jede Rechnung schreiben und versenden. Einen Vergleich findest du in unserem Test der Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Die Preisangaben in der Tabelle sind grobe Orientierungswerte.
Das Wichtigste in Kürze
- Rechnungen über 250 Euro brauchen die zehn Pflichtangaben nach § 14 Absatz 4 UStG.
- Bis 250 Euro genügt eine Kleinbetragsrechnung mit vier Angaben.
- Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus und brauchen einen Hinweis auf § 19 UStG.
- Ab 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle.
- Fehler korrigierst du mit einer Berichtigungs- oder Stornorechnung.
Prüfe noch heute deine Rechnungsvorlage mit der Checkliste und stelle auf eine Software um, die E-Rechnungen beherrscht. Wer jetzt jede Rechnung schreiben kann, ohne nachzudenken, ist für 2027 gut gerüstet. Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
FAQ
Häufige Fragen zu Rechnung schreiben
Was muss auf einer Rechnung stehen?
Eine Rechnung über 250 Euro braucht Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, eine einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag. In Sonderfällen kommen Hinweise hinzu, etwa auf Steuerbefreiung, Reverse Charge oder die Aufbewahrungspflicht bei Grundstückleistungen an Privatkunden.
Kann ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Ja, auch Privatpersonen dürfen eine Rechnung schreiben, zum Beispiel beim Verkauf eines gebrauchten Geräts. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben gelten dann nicht, und Umsatzsteuer darfst du nicht ausweisen. Sinnvoll sind trotzdem Name und Anschrift, Datum, Beschreibung des Gegenstands und Preis. Bist du regelmäßig mit Gewinnabsicht tätig, kann eine gewerbliche Tätigkeit vorliegen, die du anmelden musst.
Wie schnell muss ich nach der Leistung eine Rechnung schreiben?
Bei Leistungen an andere Unternehmen musst du die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausstellen. Das gilt auch für Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatkunden. Aus Sicht der Liquidität solltest du nicht so lange warten: Je früher die Rechnung beim Kunden ist, desto früher beginnt das Zahlungsziel zu laufen.
Muss ich ab 2027 eine E-Rechnung schreiben?
Das hängt von deinem Umsatz ab. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro, musst du Rechnungen an inländische Unternehmen ab dem 1. Januar 2027 als E-Rechnung ausstellen. Für alle anderen gilt die Pflicht ab 2028. Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Rechnungen an Privatkunden und Kleinunternehmer, die aber E-Rechnungen empfangen können müssen.
Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?
Für dich als Aussteller bleibt die Umsatzsteuer fällig. Dein Kunde kann aber die Vorsteuer verlieren, wenn das Finanzamt die Rechnung bei einer Prüfung beanstandet. Deshalb fordern viele Geschäftskunden eine Korrektur an. Fehlende oder falsche Angaben kannst du durch eine Berichtigung ergänzen, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.
