Eine Mahnung schreiben heißt: Du forderst deinen Kunden nach Fälligkeit der Rechnung eindeutig zur Zahlung auf und setzt ihn damit in Verzug. Eine bestimmte Form oder drei Mahnstufen schreibt das Gesetz nicht vor. Entscheidend sind Fälligkeit, eine klare Zahlungsaufforderung und eine nachweisbare Zustellung.
Wer eine Mahnung schreiben muss, ärgert sich meist über einen säumigen Kunden. Dabei geht es um mehr als Ärger: Offene Posten fressen Liquidität. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Fristen gelten, wie viel Verzugszinsen du seit Juli 2026 verlangen darfst und wie eine Mahnung aussieht, die bezahlt wird.
Inhaltsverzeichnis
Wann du eine Mahnung schreiben solltest
Die Mahnung setzt eine fällige Forderung voraus. Haben du und dein Kunde nichts anderes vereinbart, ist eine Zahlung nach dem BGB sofort fällig. Steht im Vertrag oder in deinen AGB ein Zahlungsziel, etwa 14 Tage nach Rechnungsdatum, wird die Forderung erst mit Ablauf dieser Frist fällig.
Eine vor Fälligkeit verschickte Mahnung ist wirkungslos. Sie löst keinen Verzug aus, auch wenn sie streng formuliert ist. Achte deshalb darauf, dass deine Rechnung sauber aufgebaut ist und das Zahlungsziel eindeutig benennt. Was sonst noch auf eine Rechnung gehört, erklärt unser Beitrag zum Thema Rechnung schreiben und Pflichtangaben.
Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Viele Betriebe, die eine Mahnung schreiben, nennen die erste Stufe freundlich Zahlungserinnerung. Rechtlich ist auch sie eine Mahnung, sofern sie nach Fälligkeit kommt und unmissverständlich zur Zahlung auffordert. Der Name auf dem Schreiben spielt keine Rolle, der Inhalt schon. Ein bloßer Hinweis wie „Haben Sie unsere Rechnung erhalten?“ reicht nicht.
Verzug: Wann dein Kunde auch ohne Mahnung in Verzug kommt
Nach § 286 BGB kommt der Schuldner grundsätzlich durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Es gibt aber wichtige Ausnahmen, bei denen du gar keine Mahnung schreiben musst, um Verzugsfolgen auszulösen.
Kalendertermin vereinbart
Ist für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender bestimmt, etwa „Zahlung bis 31. Oktober 2026“, tritt Verzug mit Ablauf dieses Tages ein. Wichtig: Der Termin muss vereinbart sein, zum Beispiel im Vertrag oder in wirksam einbezogenen AGB. Ein Datum, das du nur einseitig auf die Rechnung druckst, genügt nach verbreiteter Auffassung nicht.
Die 30-Tage-Regel
Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt ein Geschäftskunde automatisch in Verzug. Bei Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Ein Satz wie „Bei Zahlung nach mehr als 30 Tagen ab Zugang dieser Rechnung geraten Sie ohne weitere Mahnung in Verzug“ schafft hier Klarheit.
Endgültige Zahlungsverweigerung
Erklärt der Kunde ernsthaft und endgültig, dass er nicht zahlen wird, ist eine Mahnung ebenfalls entbehrlich. Dokumentiere solche Aussagen schriftlich, etwa per E-Mail.
Fristen, Zinsen und Pauschale: Was du verlangen darfst
Sobald du eine Mahnung schreiben und damit den Verzug auslösen konntest, ändert sich die Lage. Ab Verzugsbeginn darfst du Verzugszinsen und unter Umständen weitere Kosten fordern. Die Höhe richtet sich nach dem Basiszinssatz, den die Bundesbank zum 1. Januar und 1. Juli neu bekanntgibt. Seit dem 1. Juli 2026 liegt er laut Deutscher Bundesbank bei 1,52 Prozent.
| Kunde | Verzugszins | Seit 1. Juli 2026 | Zusätzlich |
|---|---|---|---|
| Verbraucher | Basiszinssatz + 5 Prozentpunkte | 6,52 % pro Jahr | nachgewiesene Mahnkosten |
| Unternehmen (Entgeltforderung) | Basiszinssatz + 9 Prozentpunkte | 10,52 % pro Jahr | 40 Euro Verzugspauschale |
Rechenbeispiel Verzugszinsen
Angenommen, ein Elektrobetrieb wartet auf 4.000 Euro von einem gewerblichen Kunden, der 30 Tage im Verzug ist. Die Zinsen betragen 4.000 × 10,52 % × 30 ÷ 365, also rund 34,59 Euro. Hinzu kommt die Pauschale von 40 Euro. Bei einer Privatkundin mit 1.200 Euro und 45 Tagen Verzug wären es 1.200 × 6,52 % × 45 ÷ 365, also rund 9,65 Euro Zinsen.
Mahngebühren realistisch ansetzen
Wer eine Mahnung schreiben muss, will die Mühe oft bezahlt haben. Das Gesetz sieht das enger.
Die erste Mahnung, die den Verzug überhaupt erst auslöst, kannst du nicht berechnen. Für spätere Mahnungen darfst du nur tatsächlich entstandene Kosten wie Porto und Material verlangen. Gerichte erkennen hier meist nur wenige Euro an, deine eigene Arbeitszeit in der Regel nicht. Überhöhte Pauschalen schaden eher, weil sie den Kunden verärgern und vor Gericht gekürzt werden.
Mahnung schreiben: Aufbau und Mustertext
Eine wirksame Mahnung ist kurz, sachlich und eindeutig. Prüfe vorab, ob Betrag und Fälligkeit stimmen, denn ein Fehler kostet Glaubwürdigkeit. Wenn du eine Mahnung schreiben willst, die bezahlt wird, gehören diese Angaben hinein:
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag,
- ursprüngliches Zahlungsziel oder Fälligkeitsdatum,
- klare Aufforderung zur Zahlung mit konkretem Datum,
- Bankverbindung und Verwendungszweck,
- ab der zweiten Stufe: Verzugszinsen, Pauschale und angekündigte nächste Schritte.
Mustertext für die erste Mahnung
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. 2026-0815 vom 2. September 2026 Guten Tag Frau Muster, zu unserer oben genannten Rechnung über 4.000,00 Euro konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Die Zahlung war am 16. September 2026 fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum 17. Oktober 2026 auf das unten genannte Konto. Falls sich Ihre Zahlung mit diesem Schreiben überschnitten hat, betrachten Sie es bitte als gegenstandslos.
Im Schriftverkehr mit Kunden ist meist das „Sie“ üblich. Passe die Anrede an die Tonalität an, die du sonst mit dem Kunden pflegst. Die Freundlichkeit in Stufe eins hält die Tür für die weitere Zusammenarbeit offen.
Mustertext für die letzte Mahnung
Betreff: Letzte Mahnung zur Rechnung Nr. 2026-0815 Trotz unserer Zahlungserinnerung vom 3. Oktober 2026 ist der Betrag von 4.000,00 Euro weiterhin offen. Sie befinden sich mit der Zahlung in Verzug. Zusätzlich zur Hauptforderung berechnen wir Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe sowie die Verzugspauschale von 40 Euro. Geht die Zahlung nicht bis zum 31. Oktober 2026 bei uns ein, beantragen wir ohne weitere Ankündigung einen gerichtlichen Mahnbescheid.
Ton und Kanal
Eine Mahnung per E-Mail ist rechtlich wirksam, sofern sie zugeht. Für die letzte Stufe vor dem Gericht empfiehlt sich ein Weg mit Zugangsnachweis, etwa Einwurf-Einschreiben. Ein kurzer Anruf vor der zweiten Mahnung klärt oft mehr als ein weiteres Schreiben: Vielleicht fehlt nur eine Bestellnummer, oder der Kunde hat einen Engpass und bittet um Ratenzahlung.
Mahnung schreiben an Privat- oder Firmenkunden
Gegenüber Verbrauchern gelten strengere Regeln. Die 30-Tage-Regel greift nur mit Hinweis in der Rechnung, der Zinssatz ist niedriger und die 40-Euro-Pauschale entfällt. Wer an Privatkunden eine Mahnung schreiben muss, sollte außerdem besonders verständlich formulieren und auf Fachbegriffe verzichten.
Bei Geschäftskunden lohnt der Blick in die Einkaufsbedingungen. Große Auftraggeber vereinbaren oft längere Zahlungsziele. Nach dem BGB sind Zahlungsfristen von mehr als 60 Tagen nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für dich nicht grob unbillig sind.
Teilzahlungen und Ratenvereinbarungen
Zahlt der Kunde nur einen Teil, verrechnest du den Eingang zuerst auf Kosten, dann auf Zinsen und zuletzt auf die Hauptforderung, sofern ihr nichts anderes vereinbart habt. Bittet ein Kunde um Raten, halte Betrag, Termine und die Folgen eines Ausfalls schriftlich fest. Bleibt eine Rate aus, kannst du sofort eine Mahnung schreiben oder direkt den nächsten Schritt einleiten.
Mahnstufen und Fristen in der Praxis
Das Gesetz kennt keine Pflicht zu drei Mahnungen. Du musst also keine Serie von Briefen abwarten und darfst schon nach der ersten Mahnung handeln. In der Praxis hat sich ein abgestuftes Vorgehen bewährt, weil es Kundenbeziehungen schont und gleichzeitig Druck aufbaut. Die folgenden Fristen sind Erfahrungswerte, keine gesetzlichen Vorgaben.
| Stufe | Zeitpunkt | Zahlungsfrist | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | ca. 5–7 Tage nach Fälligkeit | 7–10 Tage | freundlicher Hinweis, Rechnung als Anhang |
| Zweite Mahnung | nach Ablauf der ersten Frist | 7 Tage | Verzugszinsen, bei Firmenkunden 40 Euro Pauschale |
| Letzte Mahnung | nach Ablauf der zweiten Frist | 5–7 Tage | Ankündigung von Mahnbescheid oder Inkasso |
Kündige in der letzten Mahnung nur an, was du wirklich tust. Leere Drohungen untergraben deine Glaubwürdigkeit bei jedem weiteren Zahlungsverzug.
Checkliste: In fünf Schritten zum Geld
- Fälligkeit prüfen: Zahlungsziel, Rechnungszugang und vereinbarte Termine kontrollieren.
- Erinnern: Kurz nach Fälligkeit freundlich und mit konkretem Zahlungsdatum erinnern.
- Nachfassen: Anrufen, Hindernisse klären, gegebenenfalls Ratenzahlung schriftlich vereinbaren.
- Mahnung mit Zinsen: Verzugszinsen und Pauschale beziffern, letzte Frist setzen.
- Gerichtlich durchsetzen: Mahnbescheid beantragen oder einen Rechtsanwalt beauftragen.
Wenn keine Zahlung kommt: Mahnbescheid und Verjährung
Reagiert der Kunde auf keine Mahnung, ist das gerichtliche Mahnverfahren der schnellste Weg zu einem vollstreckbaren Titel. Den Antrag stellst du über das Portal Online-Mahnantrag.de der Mahngerichte. Das Gericht prüft nicht, ob deine Forderung berechtigt ist, sondern nur die formalen Angaben.
So läuft das Verfahren ab
- Das Mahngericht stellt dem Schuldner den Mahnbescheid zu. Dieser enthält die Aufforderung, binnen zwei Wochen zu zahlen oder zu widersprechen.
- Widerspricht der Schuldner nicht, beantragst du den Vollstreckungsbescheid. Das musst du innerhalb von sechs Monaten nach Zustellung des Mahnbescheids tun, sonst entfällt seine Wirkung.
- Mit dem Vollstreckungsbescheid kannst du die Zwangsvollstreckung betreiben. Legt der Schuldner Widerspruch ein, geht die Sache ins streitige Verfahren.
Die Gerichtsgebühr für das Mahnverfahren beträgt nach dem Gerichtskostengesetz eine halbe Gebühr, mindestens 38 Euro. Bei unstreitigen Forderungen ist das deutlich günstiger als eine Klage.
Verjährung zum Jahresende im Blick behalten
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre und beginnt am Ende des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist. Forderungen aus dem Jahr 2023 verjähren also in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2026. Eine einfache Mahnung hält die Verjährung nicht auf, die Zustellung eines Mahnbescheids dagegen hemmt sie. Prüfe deshalb jetzt im Herbst deine alten offenen Posten.
Forderungsmanagement: Damit du seltener eine Mahnung schreiben musst
Die beste Mahnung ist die, die du nie schreiben musst. Wer selten eine Mahnung schreiben will, setzt beim Prozess davor an. Mit ein paar Routinen sinkt die Zahl der offenen Posten spürbar.
- Rechnung sofort stellen: Jeder Tag zwischen Leistung und Rechnung verlängert die Wartezeit auf dein Geld.
- Zahlungsziel kurz und klar: 14 Tage mit Datumsangabe statt „zahlbar netto“.
- Abschläge vereinbaren: Bei größeren Projekten Anzahlung und Teilrechnungen nach Baufortschritt.
- Bonität prüfen: Bei Neukunden mit hohem Auftragswert vorab Auskunft einholen.
- Anreize setzen: Ein gezielter Skonto für schnelle Zahlung kann sich lohnen, wenn deine Marge es hergibt.
Lege fest, wer im Betrieb an welchem Tag offene Posten prüft. Viele Buchhaltungsprogramme erinnern automatisch und erzeugen Mahnungen auf Knopfdruck. Welche Lösungen dafür infrage kommen, zeigt unser Vergleich von Buchhaltungssoftware für Selbstständige. Wer dagegen jede Mahnung schreiben muss, wenn ihm gerade Zeit bleibt, verliert schnell den Überblick.
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Mahnung wirkt nur nach Fälligkeit und muss eindeutig zur Zahlung auffordern.
- Bei vereinbartem Kalendertermin oder nach 30 Tagen tritt Verzug auch ohne Mahnung ein, bei Verbrauchern nur mit Hinweis in der Rechnung.
- Seit 1. Juli 2026 betragen die Verzugszinsen 6,52 Prozent gegenüber Verbrauchern und 10,52 Prozent im Geschäftsverkehr, plus 40 Euro Pauschale bei Firmenkunden.
- Drei Mahnstufen sind üblich, aber nicht Pflicht.
- Forderungen aus 2023 verjähren meist zum 31. Dezember 2026. Ein Mahnbescheid oder eine Klage hemmt die Verjährung, eine einfache Mahnung nicht.
Wenn du eine Mahnung schreiben musst, bleib sachlich, beziffere klar und halte deine Fristen ein. Bei hohen Beträgen oder Einwänden des Kunden lohnt sich eine kurze Rechtsberatung, denn dieser Beitrag ersetzt keine Prüfung im Einzelfall.
FAQ
Häufige Fragen zur Mahnung
Wie lange muss ich warten, bevor ich eine Mahnung schreiben darf?
Du kannst eine Mahnung schreiben, sobald die Rechnung fällig ist. Ist kein Zahlungsziel vereinbart, ist die Forderung sofort fällig. Gilt ein Zahlungsziel, etwa 14 Tage, darfst du am Tag nach Ablauf mahnen. Viele Betriebe warten aus Kulanz einige Tage, um Überschneidungen mit verspäteten Überweisungen zu vermeiden.
Wie viele Mahnungen sind gesetzlich vorgeschrieben?
Keine bestimmte Anzahl. Schon eine einzige Mahnung nach Fälligkeit setzt den Schuldner in Verzug. In manchen Fällen ist gar keine Mahnung nötig, etwa bei einem vereinbarten Zahlungstermin oder nach Ablauf von 30 Tagen nach Fälligkeit und Rechnungszugang. Drei Mahnstufen sind lediglich eine verbreitete kaufmännische Praxis.
Welche Verzugszinsen gelten seit Juli 2026?
Seit dem 1. Juli 2026 liegt der Basiszinssatz bei 1,52 Prozent. Gegenüber Verbrauchern beträgt der Verzugszins damit 6,52 Prozent pro Jahr, im Geschäftsverkehr bei Entgeltforderungen 10,52 Prozent. Von Unternehmen kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli angepasst.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Für die erste Mahnung, die den Verzug erst auslöst, nicht. Danach darfst du tatsächlich entstandene Kosten wie Porto und Material berechnen. Gerichte akzeptieren hier meist nur kleine Beträge. Deine Arbeitszeit ist in der Regel nicht erstattungsfähig. Bei Geschäftskunden deckt die 40-Euro-Pauschale solche Kosten teilweise ab und wird angerechnet.
Stoppt eine Mahnung die Verjährung?
Nein. Eine einfache Mahnung hat keinen Einfluss auf die dreijährige Verjährungsfrist. Gehemmt wird die Verjährung zum Beispiel durch die Zustellung eines Mahnbescheids oder durch eine Klage. Forderungen aus 2023 verjähren in der Regel mit Ablauf des 31. Dezember 2026, deshalb solltest du solche Posten rechtzeitig gerichtlich geltend machen.
