E-Rechnung: Fristen, Formate und die richtige Software für KMU

Die E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das Software automatisch auslesen kann. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen eine E-Rechnung empfangen können, beim Versand laufen Übergangsfristen bis Ende 2027. Ein einfaches PDF per Mail gilt dabei nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.

Für viele kleine Betriebe heißt das: Die Rechnungssoftware muss auf den Prüfstand. Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Fristen gelten, welche Formate zulässig sind, worauf du bei der Softwareauswahl achtest und wie du die Umstellung in sieben Schritten planst.

E-Rechnung: Fristen und Pflichten im Überblick

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also im B2B-Bereich. Rechnungen an Privatkunden sind nicht betroffen. Die Einführung erfolgt stufenweise, damit Betriebe Zeit für die Umstellung haben.

Zeitraum	Empfang	Versand
Seit 1. Januar 2025	Pflicht für alle inländischen Unternehmen	Papierrechnungen weiter zulässig, andere elektronische Formate wie PDF nur mit Zustimmung des Empfängers
1. Januar bis 31. Dezember 2027	Pflicht	Andere Formate nur noch, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug; bestehende EDI-Verfahren bleiben nutzbar
Ab 1. Januar 2028	Pflicht	Pflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Geschäft

Die verbindlichen Details erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur Einführung der E-Rechnung. Dort findest du auch die BMF-Schreiben, zuletzt das zweite Schreiben vom 15. Oktober 2025 mit aktualisierten Verwaltungsanweisungen.

Ein Beispiel zur Übergangsregel: Angenommen, eine Druckerei hatte 2026 einen Gesamtumsatz von 650.000 Euro. Dann darf sie 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, sofern der Kunde bei PDF zustimmt. Lag der Umsatz 2026 dagegen bei 1,2 Millionen Euro, muss sie bereits ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.

Ausnahmen von der Versandpflicht

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto dürfen weiterhin in anderer Form ausgestellt werden.
• Kleinunternehmer sind von der Pflicht zum Ausstellen befreit, müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze sind ebenfalls ausgenommen.
• B2C-Geschäft: Rechnungen an Endverbraucher fallen nicht unter die Pflicht.

Für den Empfang genügt laut BMF bereits ein E-Mail-Postfach. In der Praxis brauchst du aber mehr: eine Möglichkeit, die strukturierten Daten lesbar darzustellen, zu prüfen und revisionssicher abzulegen.

Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Sie definiert, welche Rechnungsdaten in welcher Struktur übertragen werden. In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide auf XML basieren.

XRechnung

Die XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz. Für Menschen ist er ohne Software kaum lesbar, für Buchhaltungsprogramme dafür ideal. Bei Rechnungen an Behörden ist die XRechnung bereits seit Jahren Standard.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein PDF, in das eine XML-Datei eingebettet ist. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, Software liest die strukturierten Daten. Zulässig ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL, die nicht alle Pflichtangaben enthalten.

Wichtig bei hybriden Formaten: Maßgeblich sind die strukturierten XML-Daten. Weichen Bild und Daten voneinander ab, zählt der XML-Teil. Deine Software sollte solche Abweichungen erkennen.

Pflichtangaben bleiben gleich

Am Inhalt einer Rechnung ändert sich nichts. Name und Anschrift der Beteiligten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag müssen weiterhin enthalten sein. Neu ist nur, dass diese Angaben in einer festen Datenstruktur stecken, die Software ohne menschliches Zutun auslesen kann.

Format	Aufbau	Lesbarkeit	Typischer Einsatz
XRechnung	Reines XML	Nur mit Software oder Viewer	Öffentliche Auftraggeber, automatisierte Prozesse
ZUGFeRD (ab 2.0.1)	PDF mit eingebettetem XML	Für Menschen und Software	B2B-Geschäft, Übergang aus der PDF-Welt
Einfaches PDF	Bild ohne strukturierte Daten	Nur für Menschen	Keine E-Rechnung, nur in der Übergangszeit zulässig

Was die E-Rechnung im Alltag verändert

Die Umstellung ist mehr als eine Formatfrage. Richtig umgesetzt, beschleunigt die E-Rechnung deine Abläufe spürbar: Rechnungsdaten müssen nicht mehr abgetippt werden, die Software ordnet Eingangsrechnungen Bestellungen zu und bereitet die Buchung vor.

Angenommen, ein Elektrobetrieb mit 20 Mitarbeitenden bekommt jeden Monat rund 150 Lieferantenrechnungen. Bisher tippt die Bürokraft Beträge, Rechnungsnummern und Steuersätze von Hand ab. Mit strukturierten Daten übernimmt die Software diese Werte direkt, die Mitarbeiterin prüft nur noch und gibt frei. Das spart Zeit und reduziert Tippfehler.

Hilfreich ist auch die automatische Prüfung. Gute Programme erkennen doppelt eingereichte Rechnungen, gleichen Bankverbindungen mit den Stammdaten ab und weisen auf fehlende Pflichtangaben hin. Gerade gefälschte Rechnungen mit geänderter IBAN fallen so eher auf. Die Verantwortung für die Freigabe bleibt aber bei dir und deinem Team.

Und wenn ein Lieferant eine reine XRechnung schickt, die niemand lesen kann? Kostenlose Viewer und die meisten Buchhaltungsprogramme stellen die XML-Daten als übersichtliche Rechnung dar. Teste das am besten mit einer Beispieldatei, bevor die erste echte Rechnung im Postfach landet.

Auswirkungen auf Liquidität und Zahlungseingang

Auch beim Rechnungsausgang profitierst du. Kunden mit automatisierter Verarbeitung buchen strukturierte Rechnungen schneller, Rückfragen wegen unleserlicher Angaben werden seltener. Das kann den Zahlungseingang beschleunigen. Wie du deine Zahlungsströme vorausschauend steuerst, erklärt unser Beitrag zur Liquiditätsplanung.

Typische Stolpersteine

• Falsches Format: Ein PDF aus der Textverarbeitung ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch verschickt wird.
• Fehlende Pflichtangaben: Die Validierung schlägt fehl, wenn Leitweg-ID, Bestellnummer oder Steuerangaben fehlen.
• Nur ausgedruckt: Wer E-Rechnungen ausdruckt und nur das Papier ablegt, verletzt die Aufbewahrungspflichten.
• Insellösungen: Wenn Rechnungs-, Buchhaltungs- und Archivsoftware nicht zusammenspielen, entstehen neue Medienbrüche.

Rechnungseingang neu organisieren

Die Empfangspflicht betrifft dich schon heute, unabhängig von deinem Umsatz. Trotzdem landen E-Rechnungen in vielen Betrieben noch irgendwo im Postfach eines Mitarbeiters. Das führt zu verpassten Skontofristen, doppelten Zahlungen und Lücken im Archiv.

So gestaltest du den Eingang sauber

• Eine zentrale Adresse: Teile Lieferanten eine feste Adresse wie rechnung@deinefirma.de mit und leite alle Rechnungen dorthin.
• Automatische Übernahme: Lass die Buchhaltungssoftware das Postfach abrufen, damit XML-Dateien direkt verarbeitet und archiviert werden.
• Klare Freigabe: Lege fest, wer sachlich prüft, wer rechnerisch prüft und wer die Zahlung freigibt.
• Umgang mit Papier: Papierrechnungen, die in der Übergangszeit noch kommen, scannst du ein und behandelst sie im selben Prozess.

Ein sauberer Eingangsprozess ist der schnellste Gewinn der Umstellung. Er funktioniert sofort, auch wenn deine Lieferanten noch nicht alle umgestellt haben.

E-Rechnung-Software auswählen: die wichtigsten Kriterien

Viele Buchhaltungs- und Warenwirtschaftsprogramme beherrschen XRechnung und ZUGFeRD inzwischen. Trotzdem lohnt sich ein genauer Blick, denn die Unterschiede liegen im Detail. Einen Überblick über gängige Lösungen gibt unser Buchhaltungssoftware-Vergleich.

Checkliste für die Softwareauswahl

• Formate: Erstellt und liest die Software XRechnung und ZUGFeRD ab 2.0.1 in den zulässigen Profilen?
• Validierung: Prüft sie ausgehende Rechnungen vor dem Versand auf Normkonformität?
• Eingangsverarbeitung: Zeigt sie eingehende XML-Daten lesbar an und übernimmt sie automatisch in die Buchhaltung?
• Schnittstellen: Gibt es Anbindungen an Steuerberater, Bank, Warenwirtschaft und Shop?
• Archivierung: Speichert die Software Rechnungen GoBD-konform und unveränderbar, oder brauchst du ein separates Archiv?
• Versandwege: Unterstützt sie E-Mail, Upload-Portale und bei Bedarf Netzwerke wie Peppol?
• Betrieb: Cloud-Lösung oder lokale Installation, Datenstandort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
• Kosten und Skalierung: Wie verändert sich der Preis mit wachsendem Rechnungsvolumen?

Die Frage nach dem Betriebsmodell stellt sich bei der Rechnungssoftware besonders häufig. Ob für dich eine Cloud-Lösung oder der Betrieb auf eigenen Servern sinnvoller ist, kannst du mit unserer Entscheidungshilfe Cloud oder On-Premise durchrechnen.

Kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen

Wer nur eine Handvoll Rechnungen im Monat schreibt, braucht keine große Lösung. Viele Online-Buchhaltungsprogramme bieten Einstiegstarife, die das Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen abdecken. Prüfe aber auch hier, ob Archivierung und Weitergabe an die Steuerkanzlei sauber geregelt sind.

Arbeitest du eng mit einer Steuerkanzlei zusammen, frag dort nach, welche Programme sie empfiehlt. Eine Lösung, die direkt mit dem System der Kanzlei Daten austauscht, spart beiden Seiten Arbeit und vermeidet doppelte Erfassung.

GoBD-konforme Archivierung von E-Rechnungen

E-Rechnungen musst du elektronisch aufbewahren, und zwar so, dass der strukturierte Teil im Originalformat erhalten bleibt. Ein Ausdruck oder ein reines PDF-Abbild genügt nicht. Laut BMF beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre.

Die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern in elektronischer Form, verlangen unter anderem:

• Unveränderbarkeit: Rechnungen dürfen nach dem Eingang nicht unbemerkt verändert werden.
• Vollständigkeit: Alle Rechnungen werden lückenlos erfasst.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Die Finanzverwaltung muss im Rahmen einer Prüfung auf die Daten zugreifen können.
• Verfahrensdokumentation: Du beschreibst, wie Rechnungen eingehen, geprüft, gebucht und archiviert werden.

Viele Buchhaltungsprogramme bringen ein integriertes Archiv mit. Klär mit deiner Steuerberaterin oder deinem Steuerberater, ob die Lösung die Anforderungen in deinem Fall abdeckt. Im Einzelfall kann eine fachliche Beratung sinnvoll sein, denn Details hängen von deinen Prozessen ab.

Umstellungsplan: In 7 Schritten zur E-Rechnung

Mit einem klaren Plan gelingt die Umstellung ohne Hektik. So gehst du vor:

1. Bestand aufnehmen: Wie viele Rechnungen schreibst und empfängst du pro Monat, über welche Kanäle, mit welcher Software?
2. Empfang sicherstellen: Richte ein zentrales Rechnungspostfach ein und sorge dafür, dass XML-Daten lesbar dargestellt und archiviert werden.
3. Fristen bestimmen: Prüfe anhand deines Vorjahresumsatzes, ob für dich beim Versand die Übergangsregel bis Ende 2027 gilt.
4. Software auswählen: Vergleiche Lösungen anhand der Checkliste und teste sie mit echten Rechnungsbeispielen.
5. Stammdaten pflegen: Hinterlege vollständige Kundendaten, Bestellnummern und bei Behörden die Leitweg-ID.
6. Prozesse anpassen: Lege Freigabewege, Zuständigkeiten und die Verfahrensdokumentation fest.
7. Kunden und Lieferanten informieren: Kündige den Wechsel an, kläre bevorzugte Formate und teste den Austausch.

Realistischer Zeitrahmen für kleine Betriebe

Für einen Betrieb mit überschaubarem Rechnungsvolumen ist die Umstellung in wenigen Wochen machbar. Rechne mit etwas Zeit für die Softwareauswahl, einigen Tagen für Einrichtung und Stammdatenpflege und einer Testphase mit ausgewählten Kunden. Komplexer wird es, wenn mehrere Systeme wie Warenwirtschaft, Shop und Buchhaltung zusammenspielen müssen. Dann plane großzügiger und hole deinen IT-Dienstleister früh dazu.

Starte früh mit dem Versand, auch wenn du noch nicht musst. So sammelst du Erfahrung, bevor die Pflicht greift, und erkennst Probleme in Stammdaten oder Schnittstellen rechtzeitig.

Das Wichtigste in Kürze zur E-Rechnung

Die E-Rechnung ist im B2B-Geschäft angekommen. Empfangen musst du sie bereits, versenden spätestens ab 2028, bei höherem Umsatz schon ab 2027. Zulässig sind Formate nach EN 16931, in der Praxis XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

• Prüfe jetzt, ob deine Software E-Rechnungen sauber erzeugt, liest und archiviert.
• Bewahre den strukturierten XML-Teil acht Jahre im Original auf.
• Nutze die Übergangszeit für Tests mit wichtigen Kunden und Lieferanten.
• Sieh die Umstellung als Chance, Abläufe in der Buchhaltung zu automatisieren.

Wer die E-Rechnung als Prozessprojekt versteht und nicht als lästige Pflicht, spart am Ende Zeit, vermeidet Fehler und bekommt Rechnungen schneller bezahlt.